Работа с заявками поставщикам
10 мин
Продолжительность урока
Введение в процесс настройки системы учета закупок
В современном бизнесе эффективное управление закупками является ключевым аспектом для обеспечения стабильности и роста компании. Для оптимизации данного процесса необходимо настроить следующие элементы в системе учета:

1. Создание контрагентов и мест закупа: На первом этапе важно определить поставщиков и места, где будут осуществляться закупки.

2. Создание номенклатуры закупа: После выбора контрагентов необходимо сформировать перечень товаров и услуг, которые будут закупаться.

3. Настройка телеграм-бота для приема заявок: Для упрощения взаимодействия с поставщиками необходимо настроить телеграм-бота, который будет принимать заявки.

4. Оформление заявки поставщику из системы: После получения заявки важно настроить процесс оформления и отправки ее поставщику.

5. Прием накладной от поставщика: Наконец, необходимо организовать процесс приема накладной от поставщика в системе учета. Это включает в себя проверку соответствия товаров и услуг, а также их учет.

Теперь обо всем по порядку!
1. Создание контрагента и места закупок
Выставление перерывов и нагрузочной стоимости секции
Для добавления нового контрагента необходимо перейти в “Справочники” и далее в разделе “Закуп и товарооборот” нажать “Контрагенты”. Непосредственно перед добавлением нового контрагента нужно создать категории, которые будут иллюстрировать картину расходов.


Чтобы добавить нового контрагента нажимаем “Создать контрагента” в правом верхнем углу. На обновленной странице заполняем следующие поля:

1. Контрагент – прописываем внутреннее наименование контрагента таким образом, чтобы в последующем было понятно и удобно искать имя в документах. Например, “ИП Иванов И.И.”.

2. Работает под брендом – прописываем наименование бренда. Например, “Ивановские колбасы”.

3. Эл. почта(ы) контрагента – добавляем электронную почту/ы поставщика, в том случае, если нужно, чтобы заявки на поставку уходили поставщику на почту.

4. Сайт – прописываем либо сайт поставщика, либо слово “нет”.

5. Тип поставок – выбираем тип поставок. Это может быть “товар” или “услуга”.

6. Категория расхода – из списка категорий справа выбираем необходимую категорию (или несколько в случае, если это требуется). Обращаем внимание, что нужно выбрать конечную категорию, а не наименование папки. Выбранная категория будет подсвечена голубым цветом.

7. Нажимаем Создать.
Далее необходимо зайти в редактирование контрагента, добавить срок отсрочки платежа и добавить юридическое лицо контрагента. Заполняем следующие поля:

  1. Официальное наименование – прописываем официальное наименование контрагента.
  2. ИНН – прописываем ИНН контрагента.
  3. КПП – прописываем для всех, кроме физических лиц и ИП.
  4. Использовать по умолчанию – если у поставщика одно юридическое лицо, то обязательно нужно поставить галочку. Если несколько – ставим галочку у того юридического лица, которое будет выводиться первым при внесении документов в систему.
  5. Физическое лицо – ставим галочку у физических лиц и ИП. Необходимо обратить внимание на этот пункт при интеграции с 1С, так как при отсутствии галочки контрагенты будут дублироваться в системе.
  6. НДС – выбираем ставку НДС, с которым работает контрагент.
  7. Юридический адрес – заполняем юридический адрес контрагента.
  8. Нажимаем Сохранить.


Если планируется создавать платежные поручения для загрузки в банк, то необходимо заполнить реквизиты расчетного счета юридического лица. Для этого у выбранного юридического лица нажимаем “Расчетный счет” (представлено на картинке ниже).


Нажимаем Добавить новый Р/С. В открывшейся форме заполняем:
  1. Наименование – полное наименование банка.
  2. Номер расчетного счета.
  3. БИК.
  4. Корреспондентский счет;
  5. Банк – допустимо писать сокращенно, например, просто “ВТБ”, однако все же рекомендуем прописывать полное название.
  6. Использовать по умолчанию – проставляем галочку, если счет первый. Если же нет, то ориентируемся по ситуации, какой из счетов по умолчанию.
  7. Нажимаем Сохранить.


Обращаем внимание, что при внесении юридического лица и банковских реквизитов обязательно нужно прописывать название через верхние кавычки (“такие”). Например: Уральский филиал АО "Райффайзенбанк".

В случае, если у юридического лица несколько банковских счетов, то по умолчанию будет выбираться тот счет, у которого была поставлена галочка в поле использовать по умолчанию.

  • Готово! Новый контрагент добавлен.
Создание мест закупок
2. Создание номенклатуры
Создание номенклатуры закупок необходимо для настройки продукции, которая будет получена от поставщика. Для этого мы настроим саму номенклатуру, чтобы она стала доступной для участия в закупе, а также отдельно настроим номенклатуру закупок.

Добавление позиций номенклатуры в номенклатуру закупа:
1. Для оформления заявки поставщикам необходимо, чтобы номенклатура блюда или товара была отмечена для номенклатуры закупа. Для этого в номенклатуре Справочники - Номенклатура проставляем галочку "номенклатура закупа".


2. Чтобы не проставлять галочку к каждой позиции можно воспользоваться режимом редактирования. Для этого:
  1. Выбираем категорию в меню сверху.
  2. Нажимаем на Режим редактирования.
  3. Отмечаем галочкой все позиции в категории или выбираем необходимые.
  4. Кликаем в поле Участвует в номенклатуре закупа, выбираем "Да", нажимаем Сохранить.
  5. В нижней части экрана нажимаем Сохранить изменения.


3. Отмечаем галочкой все позиции в категории или выбираем необходимые.
4. Кликаем в поле Участвует в номенклатуре закупа.


5. Выбираем "Да", нажимаем Сохранить.

6. В нижней части экрана нажимаем Сохранить изменения.


Для настройки номенклатуры закупа переходим в Справочники - Номенклатура закупа.


В открывшемся окне будут видны категории номенклатур и позиции у тех, у которых стояла галочка Участвует в номенклатуре закупа.


4. Для добавления информации о поставщике кликаем на нужную категорию, далее справа от необходимой позиции нажимаем Редактировать.


5. Далее нажимаем Добавить производителя и прописываем название и артикул (их может быть несколько) как у поставщика.

Артикул – это код, который продавцы используют для идентификации и учета своих товаров и их вариантов. Он может состоять из любых комбинаций букв, цифр и символов.

Указываем "Производитель (Артикул)"


6. Далее нажмите Добавить поставщика (может быть несколько поставщиков):


Заполните информацию в полях по контрагенту:


- Наименование контрагента;
- Подразделение куда будет совершена поставка;
- Поставьте галочку "Блюдо", если позиция является самостоятельным блюдом в меню;


Указания по заполнению статуса поставщика и фасовки:

1. Укажите статус поставщика:
  • Активен - можно возить через этого поставщика.
  • Возить через основного поставщика - если текущий поставщик является резервным.
  • Не возить - если не планируете заказывать у этого поставщика.

2. Галочка "Ед. изм. поставщика отличаются":
  • Установите галочку, если есть расхождения с прайсом поставщика.
  • Пример: В вашей номенклатуре позиция заведена в килограммах, а у поставщика в граммах.

3. Фасовка:
  • Кликните на галочку в блоке "Фасовка", чтобы открыть дополнительное поле для заполнения.
  • Галочка "Использовать фасовку для конвертации ед. измерения поставщика":
  • Установите, если нужно конвертировать единицы измерения фасовки.

4. Заполнение блока "Фасовка":
  • Обязательно укажите фасовку, цену за единицу измерения или цену за фасовку.
  • По необходимости укажите склад.


- укажите фасовку товара;
- укажите цену для закупа за единицу измерения;
- цена для закупа автоматически сформируется;
- укажите минимальное количество фасовок для закупа;
- фасовка от поставщика на РЦ - не заполняем

При необходимости вы можете добавить несколько поставщиков, для этого нажмите на соответствующую кнопку.


Далее нажимаем Сохранить.
Подобные манипуляции необходимо проделать с каждой позицией номенклатуры закупа, по которой планируется оформлять заявки через Гуляш.
3. Создание телеграмм-бота, принимающего заявки
Как настроить бота и зачем он нужен?
Бот для работы с накладными через Телеграм используется для удобства. Не всегда у сотрудника принимающего товар на филиале есть возможность находиться у компьютера в момент приёмки, а вот телефон точно всегда под рукой.

Чтобы настроить бота необходимо:
1. Создать любую группу в Телеграмм
2. В созданную группу нужно добавить бота, которого вы используете для авторизации в Телеграм для своих сотрудников


Просто кликните на Подключить telegram, чтобы понять какой бот указан для вашей системы учёта.

Бота с именем @вашасистема_goulash_bot нужно добавить в группу. Он связан с Системой учёта и будет направлять уведомления.


Например, такие уведомления:


Процесс работы с ботом для обработки накладных:

1. Инициация работы с ботом:
  • Напишите слово "накладная" в чат с ботом.
  • Бот проверит заявки и сообщит, сколько заявок найдено.

2. Поиск заявки по поставщику:
  • Бот находит соответствующую заявку по указанному поставщику.

3. Сканирование накладной:
  • Сделайте скан накладной.
  • После этого бот примет скан и сообщит, что всего один скан принят.

4. Подтверждение:
  • Напишите "ок" для подтверждения или "закончить", если хотите завершить процесс.
  • Бот уведомит вас, что накладная успешно принята.

5. Редактирование накладной:
  • Если необходимо внести изменения, зайдите в систему для редактирования.
  • Укажите путь к системе, где можно произвести редактирование.
4. Оформление заявки поставщику из системы
1.Переходим в Товарооборот - Оформить заявку поставщику.


2. Выбрать подразделение, поставщика или несколько поставщиков, можно выбрать продукт или категорию, указать дату или поставить галочку на “ближайшая доставка” и нажать сформировать.


При формировании заказа можно ориентироваться на график поставок. Посмотреть актуальный можно в "Таблице закупа".
Также можно просто нажать сформировать, и тогда откроется весь список продуктов и поставщиков.

3. После нажатия кнопки сформировать, формируется заявочный лист:
  • Если товар может имеет вложенность в упаковку или минимальный вес, то необходимо указать количество полных коробок.
  • При расчете ориентируемся на колонку "Количество в ед.измерения", здесь указано общее количество товара в минимальных единицах
  • При проверке - обращаем внимание на единицы измерения и фасовку товара. Заказать можно в кг, граммах или штуках.
5. Очередь поставщика
Для каждого поставщика определена очередность заказа:
1-ая очередь - самый оптимальный поставщик по соотношению цены и качества
2-ая очередь - соотношение цены и качества хуже, чем у поставщика первой очереди
3-ая очередь - поставщик с менее привлекательными условиями
6. Отправка заявки
При нажатии Отправить все сохраненные заявки отправляются на почту поставщикам. Нажимать нужно только 1 раз.
7. Проверить статус заявки
Для того, чтобы посмотреть статус заявки необходимо перейти на вкладку Товарооборот > Отчет по заявкам


Для проверки статуса заявки необходимо выбрать:
- Подразделение,
- Контрагента,
- Дату оформления,
- Дату привоза заявки.
Статус заявки отражается с учетом ответа.
Тут мы можем увидеть планируемую дату отгрузки, статус и автора заявки
Заявку при необходимости можно отредактировать.
После редактирования заявки, заявка сохраняется и повторно отправляется поставщику на почту.
8. Порядок приемки номенклатуры от поставщика
В этой статье мы подробно расскажем об этом.
  • Турбо

    На этом все!
Goulash