Работа с расходом наличных
7 мин
Продолжительность урока
В статье описано, как учитывать расходы наличных в кассе филиала. Система позволяет фиксировать все случаи выдачи денег из кассы — будь то зарплата наличными, выдача средств сотрудникам на мелкие нужды, перемещение денег в сейф или другие расходы.

Корректное внесение расходов необходимо для контроля фактического движения наличности, формирования точных отчётов и последующей компенсации расходов приходами или депремированием сотрудников.
Типы расходов
Перед тем как фиксировать расходы в системе, необходимо проверить и при необходимости настроить типы расходов. Под типами понимаются все возможные варианты выдачи наличных из кассы филиала: выплата зарплаты, выдача денег сотрудникам на мелкие нужды, перемещение средств в сейф и другие ситуации.
Настройка типов расходов нужна для того, чтобы в дальнейшем можно было корректно формировать отчёты и анализировать движение денег по категориям расходов.

Переходим в раздел:
Типы расходов
менеджеров доставки
Настройки
В системе уже предустановлены некоторые типы расходов. Рекомендуется их не удалять, так как они связаны с работающим функционалом. Кроме того, если по таким типам когда-либо создавались расходы, то при удалении они также будут удалены без возможности восстановления, что приведёт к искажению отчётности по движению наличных.

Нажимаем Создать для создания нового типа и переходим к заполнению.
  • Тип расходов менеджеров доставки — пишем название.
  • Активный — проставляем галочку, чтобы данный тип был доступен для выбора при внесении прихода.
  • Компенсируемый расход — ставим галочку, если данный тип расходов должен иметь возможность компенсации. В этом случае расходы с таким типом можно будет компенсировать через отчёт — либо приходом, либо депремированием сотрудника. Подробнее расскажем ниже.
  • Расход для пробития без ЭКЛЗ — неактуальное поле.
  • Компания — оставляем поле пустым.
  • Франчайзинг — выбираем:
Нет — если расход применяется только для собственной сети (у подразделения не стоит галочка «Франшиза»).
Да — если расход используется только во франшизе.
Если оставить поле пустым, расход будет доступен для всех.

В дальнейшем редактирование типов расходов выполняется по аналогии. Однако не рекомендуется изменять заранее созданные типы, кроме параметра Активный.
Интервал внесения расходов
В системе предусмотрены настройки разрешённых интервалов внесения расходов. Они определяют, в какие сроки можно вносить определённые виды расходов и компенсаций. Такие ограничения нужны для того, чтобы расходы не добавлялись задним числом с большой задержкой и не оформлялись слишком заранее. В системе предусмотрено два варианта интервалов.
Разрешенный интервал внесения компенсации
Позволяет настроить срок, в течение которого можно компенсировать расход.

Переходим в раздел:
Разрешенный интервал внесения компенсации
Настройки
Разрешенный интервал внесения расходов «Зарплата по ведомостям управляющему»
Позволяет ограничивать срок, в течение которого можно вносить расход с типом: «Зарплата по ведомостям управляющему».
Например:
  • Сегодня 10 сентября.
  • В настройках указано: минимум за 3 дня и максим после 3 дней от текущей даты.
  • Значит, можно внести расход на зарплату за период: с 7 сентября по 13 сентября (три дня до и после текущей даты).

Переходим в раздел:
Разрешенный интервал внесения расходов «Зарплата по ведомостям управляющему»
Настройки
Внесение расхода
Переходим в раздел:
Внести расход
менеджеров доставки
Учет выручки
  • Подразделение — выбираем из списка нужное подразделение.
  • Текущая смена— проставляем галочку, если приход относится к текущей смене.
  • Дата смены — если приход, нужно внести задним числом, выставляем дату.
  • Время — неактуальное поле.
  • Тип — выбираем заранее настроенный тип прихода. Выбрать тип прихода можно только тот, у которого в настройке не стоит галочка Компенсирует расходы.
Особенности отдельных типов:
  1. Сертификат — необходимо указать код и номер сертификата (они задаются при создании сертификатов в системе).
  2. Сейф — отражает перемещение денег из кассы в сейф филиала. Фактически средства остаются на филиале и могут быть использованы только для перемещения на другой филиал.
  3. Зарплата по ведомостям управляющему — необходимо выбрать период зарплаты. Он будет доступен только в том случае, если заранее создан расход наличными на зарплату (через отдельный функционал, подробнее см. статью о зарплате).
Если период не отображается, возможны две причины:
— отсутствует созданный расход на накопления для зарплаты;
— настройку ограничивает Разрешенный интервал внесения расходов «Зарплата по ведомостям управляющему».

  • Пояснения — пишем конкретнее причину прихода.
  • Сумма — вносим сумму прихода.
  • Загрузить файлы .jpg — прикрепляем подтверждающие документы, если они есть.
Отчет по расходам
Отчёт по расходам позволяет просматривать все внесённые расходы наличных. В нём можно отфильтровать данные по подразделениям, а также по типам расходов. Дополнительно можно выбрать отображение только компенсируемых или некомпенсируемых расходов. Это удобно, когда нужно быстро проверить корректность операций и отследить движение средств по категориям.

Переходим в раздел:
Отчет по расходам
менеджеров доставки
Учет выручки
Для корректного отображения расходов необходимо всегда ставить галку Текущая смена.
В отчете есть возможность:
— Редактировать расход;
— Удалить расход;
— Посмотреть скан документов, при наличии;
— Компенсировать расход. Об этом ниже расскажем подробнее.

При нажатии на кнопку Действие в отчёте можно сразу компенсировать расход — либо через внесение прихода, либо через депремирование сотрудника. Эта возможность доступна только для тех расходов, у которых в типе установлен признак Компенсируемый расход.
Внести компенсирующий приход
При выборе этого пункта откроется окно, показанное на скриншоте ниже. В списке будут доступны только те типы компенсаций, у которых в настройках отмечена галочка Компенсирует расходы.

Внести депремирование
В данном случае откроется окно для оформления депремирования сотруднику.

После чего в поле Компенсация можно нажать на сумму и просмотреть, кем и каким способом была внесена компенсация: приходом или депремированием.
Если внесён расход на зарплату, то в соответствующем поле будет отображаться расчётный период, за который выплачивается зарплата.
Доступы в системе для работы с расходом наличных
Чтобы пользователь мог выполнять перечисленные выше действия или, наоборот, чтобы ограничить их, необходимо настроить доступы в разделе:
Роли в интранете
Справочники
— Типы расходов менеджеров доставки – определяет, виден ли раздел пользователю
— Разрешенный интервал внесения расходов «Зарплата по ведомостям управляющему» – определяет, виден ли раздел пользователю
— Внести расходы менеджеров доставки – управляет доступом к разделу и задаёт параметры:
  • доступные подразделения (все или только свои);
  • срок, в течение которого можно вносить расход
Например, в поле задано 3 и сегодня 4.09:
  • смена не закрыта → расходы можно внести за 01.09–07.09;
  • смена закрыта → расходы можно внести за 02.09–06.09.
— Отчет по расходам менеджером доставки – управляет доступом (отличаются от предыдущих) к разделу и задаёт параметры:
  • доступные подразделения (все или только свои);
  • срок, в течение которого можно вносить расход
— Изменение и удаление внесенных расходов в фиксированных категориях расходов менеджеров – устанавливает запрет на редактирование выбранных типов расхода

Понравился материал?
Понравилось?