Чек-листы в системе Гуляш

6 мин

Продолжительность урока

Что такое чек-лист и для чего он нужен?

Чек-лист — это инструмент системы, который предназначен для создания контрольного списка проверки. Процент выполнения чек-листа можно связать с KPI сотрудников, что позволит учитывать это при начислении премий или депремировании.

Порядок работы с чек-листом

1. Настройка чек-листа.
На этом этапе мы создаем сам чек-лист и настраиваем доступ к чек-листу для определенных сотрудников.

2. Работа с чек-листом.
На этом этапе мы проверяем филиал или сотрудника по чек-листу, а также просматриваем результаты.

Просмотр отчета по чек-листу. На этом этапе мы можем проанализировать результаты проведения чек-листов, выявить сильные и слабые стороны и принять необходимые меры.

Как настроить чек-лист?

Для начала мы настроим чек-лист. При необходимости, мы можем создать свои Категории для чек-листов.

Для того, чтобы создать категории чек-листов, необходимо выбрать раздел Чек-листы и КЛН и выбрать Категории чек-листов. Справа от таблицы с категориями будет кнопка Создать. С ее помощью мы можем создать новую категорию чек-листов.

Помимо этого мы также можем создать или настроить Категории вопросов.

Как создать чек-лист?

Для того, чтобы создать чек-лист необходимо из раздела Главная перейти в раздел Чек-листы и КЛН.

Далее нам нужно зайти в Редактировать чек-листы и выбрать Создать чек-лист. Выбираем Создать справа и вносим необходимые параметры: Компанию и Наименование чек-листа. Нажимаем Сохранить. Если все поля не заполнены - чек-лист не сохранится.

Затем выбрать Редактировать чек-лист, нажав на Карандаш.

Пропускаем выбор Компании и Наименование чек-листа, так как мы заполнили это ранее, и выбираем Категорию чек-листа.

Определяем вес, по которому будет рассчитываться успешность прохождения чек-листа: без веса, с весом или баллы.

При выборе Без веса все вопросы будут иметь одинаковый вес, а процент прохождения чек-листа будет равен соотношению ответов “да” и вопросов чек-листа.
Например, если в чек-листе будет три вопроса, а сотрудник ответит верно на два из них, то процент прохождения будет равен 66,7%.

При выборе С весом, мы можем присвоить определенным вопросам более больший вес (проставить баллы в колонке Вес). В этом случае подобные вопросы будут оказывать большее влияние на результаты чек-листа.

Процент прохождения чек-листа будет равен соотношению ответов “да” с учетом дополнительных баллов.
Например, в чек-листе три вопроса и один из них имеет вес два балла. Если сотрудник ответил на данный вопрос неверно, но ответил верно на оставшиеся два, то процент прохождения чек-листа будет 50%:

В случае выбора Баллы, мы сможем указать максимальное количество баллов за каждый вопрос.

В этом случае, результаты чек-листа будут соотношением суммы баллов к сумме максимальных баллов по всем вопросам.

Выбрав вес, продолжаем дальше настраивать чек-лист.

Тип выбора подразделения. Необходимо выбрать Прямой выбор подразделения.
Очередей до статус подтвержден. Если мы поставим в данное поле 0, то чек-листу будет сразу присвоен статус Подтвержден. Если поставить 1, то будет один проверяющий этот чек-лист, а самому чек-листу будет присвоен статус На подтверждении. То есть, если мы планируем проверять чек-лист, ставим 1, а если нет - то 0. Выбор типа подразделения По номеру заказа не актуально.

Аудиозапись. Нужно настраивать при необходимости. Если нам обязательно необходимо наличие аудиозаписи, выбираем Возможно и прикрепляем Файл.

Ответы по умолчанию. Выбираем Не актуально.

Активный. Необходимо проставить галочку.
Список должностей. Здесь будут отображаться те должности, у которых будет доступ к редактированию чек-листа.

Добавить заголовок. Здесь необходимо вписать название блока для вопросов чек-листа. Например, как на картинке, Доставка.

Затем нажимаем Продолжить.

В появившейся таблице нажимаем на маленький синий плюсик и вводим критерии чек-листа. Далее откроется окно:

Нужно указать Критерий, выбрать Филиал, если это необходимо, в Тип вопроса выбрать Закрытый вопрос. Таким образом нужно вписать все критерии.

Далее нажимаем на Сохранить.

Как настроить доступ к чек-листу?

Чтобы настроить доступы, необходимо перейти в раздел Чек-листы и выбрать Настройка ролей в чек-листах.

Выбираем нужную роль и нажимаем Редактировать.

Далее в столбце Права нам следует выбрать Ограниченный доступ, а также проставить все необходимые галочки. Нажимаем Сохранить.

Чек-лист создан и мы можем работать с ним. Для того, чтобы заполнить чек-лист, необходимо перейти в раздел Чек-листы и КЛН и выбрать Проверить по чек-листу. Затем мы выбираем нужный нам чек-лист.

Чтобы Проверить по чек-листу, необходимо из раздела Главная перейти в раздел Чек-листы и КЛН.

Как просмотреть отчет по чек-листу?

Для того, чтобы просмотреть Отчет по чек-листу, необходимо зайти в раздел Чек-лист и КЛН и перейти в Отчет по чек-листу.

Здесь есть возможность отредактировать чек-лист, перейдя по активной ссылке с наименованием чек-листа. Также мы можем увидеть процент успешного прохождения данного чек-листа, который называется Показателем чек-листа.

При поиске отчета мы можем отфильтровать чек-листы по:

Подразделению.
Датам проверки.
Проверяемому.
Проверяющему.
Типам отчета.
Категориям чек-листов.
Чек-листу.
Категориям вопросов.
Вопросам.
Ответам.
Статусу.

Для более эффективной и комфортной работы, мы можем перенести показатель чек-листа в показатели работы, например, в отчет Е+. Чтобы это сделать, необходимо в настройках показателя источника данных нужно выбрать Отчет по чек-листам.

Также мы можем выбрать показатель, чтобы процент прохождения чек-листа перемещался в отчет.

Процент выполнения чек-листа связан с KPI сотрудников, оно позволяет учитывать это при начислении премий или депремий. Настроить ставки можно здесь.

Турбо

На этом все!

Goulash