Закрытие смены.
5 мин
Продолжительность урока
В конце каждого рабочего дня кассир или администратор должен закрыть смену в ресторане. Этот процесс не только важен, но и необходим для поддержания порядка в финансовых операциях.
Помните, что максимальная продолжительность одной кассовой смены составляет 24 часа. По истечении этого времени закрытие смены становится обязательным. В противном случае фискальный накопитель (ФН) временно блокируется, что может привести к остановке работы ресторана. Продолжение продаж в такой ситуации может грозить серьезными штрафами.
В этой статье мы подробно расскажем, как правильно закрыть смену, опираясь на пример ресторана с доставкой и залом. Узнайте, как сделать этот процесс максимально простым и эффективным!
Помните, что максимальная продолжительность одной кассовой смены составляет 24 часа. По истечении этого времени закрытие смены становится обязательным. В противном случае фискальный накопитель (ФН) временно блокируется, что может привести к остановке работы ресторана. Продолжение продаж в такой ситуации может грозить серьезными штрафами.
В этой статье мы подробно расскажем, как правильно закрыть смену, опираясь на пример ресторана с доставкой и залом. Узнайте, как сделать этот процесс максимально простым и эффективным!
Закрытие смены в системе Гуляш.тех немного отличается от привычного закрытия смен в подобных системах, здесь закрытие должно идти строго по пути описанным ниже, каждый этап важен, нужно быть внимательным.
Закрытие смены в Гуляше. Видео
Настройка доступа.
Важно! Закрытие смены по кнопке в Дашборде доступно пользователям, у которых есть права на закрытие смены, просмотр расходов и приходов менеджеров доставки.
Это можно сделать через раздел Справочники > Роли, где вы сможете выбрать необходимые параметры.
Алгоритм закрытия смены.
1 Этап. Закрытие смены в зале ресторана
Закрытие смены в зале ресторана зависит от времени закрытия самого заведения.
Процесс закрытия смены включает несколько ключевых этапов:
Следуя этим шагам, можно успешно завершить смену в зале ресторана.
Закрытие смены в зале ресторана зависит от времени закрытия самого заведения.
Процесс закрытия смены включает несколько ключевых этапов:
- Расчет гостей: Перед закрытием смены необходимо рассчитать гостей в ресторане, если таковые имеются.
- Выполнение заказов: Все заказы в зале должны быть выполнены и переведены в статус "выполнен".
- Сверка итогов с терминалов: Кассир распечатывает все отчеты (сводный отчет) с терминалов и сверяет итоги. При интегрированных терминалах это делается в модуле зал. Подробно с этим можно этом ознакомиться в видео Работа в модуле Зал.
- Проверка наличных: Необходимо пересчитать и сверить наличные средства.
- Использование X-отчета: Рекомендуется использовать X-отчет для проверки всех операций, чтобы убедиться в правильности итогов перед снятием Z-отчета.
- Закрыть смену на кассе в зале. В модуле зала нажимаем Закрыть смену тем самым мы закрываем зал. Из фискального принтера должен выйти Z-отчет, данные в этом случае будут переданы в налоговую. Если у вас неинтегрированная система, то сверки итогов надо снять вручную.
- Кассир после этого берет дененжные средства, все сверки и Z-отчет и передает администратору.
Следуя этим шагам, можно успешно завершить смену в зале ресторана.
2 Этап. Закрытие смены на доставке
Подготовка и расчет каждого курьера.
Процесс выглядит следующим образом: каждый курьер по завершении всех своих заказов привозит наличные, терминал, и с каждого терминала распечатывается сверка итогов, которые потом сверяются с данными в системе "Гуляш".
Чтобы закрыть смену на доставку, нужно выполнить несколько важных шагов:
Как рассчитать курьеров
Подготовка и расчет каждого курьера.
Процесс выглядит следующим образом: каждый курьер по завершении всех своих заказов привозит наличные, терминал, и с каждого терминала распечатывается сверка итогов, которые потом сверяются с данными в системе "Гуляш".
Чтобы закрыть смену на доставку, нужно выполнить несколько важных шагов:
- Прекратить прием новых заказов.
- Завершить все текущие заказы.
- Убедиться, что все курьеры вернулись в подразделение.
- Курьеры должны сдать наличные деньги и терминалы.
- Проверить операции по безналичному расчету.
- Рассчитаться с каждым курьером.
Как рассчитать курьеров
Учет выручки – Отчет по водителю (ставим галочку «Текущая смена», выбираем подразделение и курьера).
Сверяем сумму (нал/безнал) за заказы каждого курьера, сверка с терминала курьера должна совпадать с суммой, указанной в системе («итого безналом» внизу на скрине)
Сверяем сумму (нал/безнал) за заказы каждого курьера, сверка с терминала курьера должна совпадать с суммой, указанной в системе («итого безналом» внизу на скрине)
Если у курьера не сходятся суммы налички и безнала с теми, что указаны в системе.
Необходимо выяснить в каком заказе указан не верный способ оплаты и заменить на верный способ оплаты (нал/безнал), для этого в списке заказов курьера находим заказ (определить можно по сумме, которая не сходится), далее кликаем мышкой на номер заказа и меняем способ оплаты.
3 Этап. Завершить смены поваров и курьеров.
Курьеры. После того как курьеры рассчитаны, необходимо завершить смену тех курьеров, которые еще остались на смене, через панель Дашборд.
Повара. Каждый повар, оставшийся на смене, также должен завершить свою смену. Это можно сделать через пост охраны, используя один из следующих методов:
Курьеры. После того как курьеры рассчитаны, необходимо завершить смену тех курьеров, которые еще остались на смене, через панель Дашборд.
Повара. Каждый повар, оставшийся на смене, также должен завершить свою смену. Это можно сделать через пост охраны, используя один из следующих методов:
- Постановка пальца через Биосмарт.
- Сканирование штрих-кода.
4 Этап. Подготовка к Закрытию смены в системе Гуляш.
Чтобы завершить смену, необходимо нажать кнопку "Закрыть смену" на панели Дашборд.
Если перед этим какой-либо процесс не был завершен, появится модальное окно с информацией и подсказкой о том, что необходимо сделать. Это поможет избежать ошибок и убедиться, что все этапы закрытия смены выполнены.
Чтобы завершить смену, необходимо нажать кнопку "Закрыть смену" на панели Дашборд.
Если перед этим какой-либо процесс не был завершен, появится модальное окно с информацией и подсказкой о том, что необходимо сделать. Это поможет избежать ошибок и убедиться, что все этапы закрытия смены выполнены.
Примеры возможных подсказок в модальном окне:
Модальное окно: Если смена в зале еще не закрыта.
Если касса в зале не закрыта, при нажатии кнопки Закрыть смену появится окно-напоминание для администратора. В этом окне будет указано, что перед закрытием смены в системе Гуляш необходимо проверить, закрыта ли смена в зале.
Нажмите на кнопку Перейти в "Зал", чтобы открыть окно модуля зала.
Нажмите на кнопку Перейти в "Зал", чтобы открыть окно модуля зала.
В модуле зал необходимо выдать все заказы гостям и нажать кнопку Закрыть смену.
Модальное окно: Незавершенные заказы текущей смены.
Если есть незавершенные заказы, то появится окно Незавершенные заказы текущей смены.
Если есть незавершенные заказы, то появится окно Незавершенные заказы текущей смены.
В окне будут отображены заказы, которые не имеют статус "Выполнен", а также заказы с типом оплаты "Ожидание оплаты по QR" в текущей смене.
Для уточнения деталей по заказам можно перейти в "заказы", если необходимо изменить их статусы и т.д.
*для закрытия смены не обязательно, чтобы все заказы были в статусе выполнен
Если в текущей смене нет незавершенных заказов, сразу появится сообщение о том, что все заказы завершены.
Модальное окно: Незавершенные смены поваров и курьеров.
Если на момент закрытия смены в системе остались сотрудники с незавершенной сменой, это будет отображено в информационном окне. В данном окне будут указаны только повара и курьеры, которые не завершили свою смену.
Важно отметить, что система не учитывает других сотрудников при закрытии смены, и это не влияет на начисления.
Важно отметить, что система не учитывает других сотрудников при закрытии смены, и это не влияет на начисления.
Администратору теперь доступна возможность удалить курьеров со смены непосредственно из этого интерфейса, что позволяет избежать дополнительных переходов в Дашборд. Однако поваров удалить не получится, так как для завершения смены они обязаны отметиться на посту охраны.
Если все сотрудники успешно завершили свои смены, сразу же появится информационное окно с сообщением "Все смены сотрудников завершены."
- ТурбоПроцесс закрытия смены и внесение расходов объединены в одном модальном окне, что значительно упрощает работу с расходами типа безнал.
Если до закрытия смены в Дашборд были внесены расходы менеджеров доставки с типом безнал через раздел "Учет выручки - расходы менеджеров доставки," эти данные будут корректироваться после закрытия смены. Все расходы автоматически подтянутся в сверку безнала. Чтобы редактировать эти данные, у пользователя должны быть соответствующие права в системе.
Если расходы были внесены через закрытие смены в Дашборде, они также будут учитываться и сохраняться.
5 Этап. Закрытие смены.
Проверка сверок итогов кассы и распределение наличных.
Сверка итогов по безналу.
В верхней части окна отображается выручка по каждому типу и итоговая сумма выручки за смену. Пользователь может распечатать Х отчет, чтобы сравнить итоги сверок с итогами, которые переданы в систему Гуляш.
Если возникают расхождения нал/безнал по каким-либо суммам, можно перейти в раздел заказов и изменить тип оплаты у необходимого заказа.
Типы оплат являются кликабельными: при нажатии на них в новой вкладке откроется ссылка с отфильтрованным типом в текущей смене.
Эти функции делают процесс закрытия смены более удобным и прозрачным.
Проверка сверок итогов кассы и распределение наличных.
Сверка итогов по безналу.
В верхней части окна отображается выручка по каждому типу и итоговая сумма выручки за смену. Пользователь может распечатать Х отчет, чтобы сравнить итоги сверок с итогами, которые переданы в систему Гуляш.
Если возникают расхождения нал/безнал по каким-либо суммам, можно перейти в раздел заказов и изменить тип оплаты у необходимого заказа.
Типы оплат являются кликабельными: при нажатии на них в новой вкладке откроется ссылка с отфильтрованным типом в текущей смене.
Эти функции делают процесс закрытия смены более удобным и прозрачным.
Рядом с типом оплаты безнал есть возможность приложить сверку. Когда прикладывается сверка есть возможность как приложить фотографии, так и ввести фактическую сумму, которая получилась по сверкам.
Если суммы совпадают, то введенная сумма не будет никак подсвечиваться.
Если фактическая сумма не совпадает с расчетной, она выделяется красным цветом. Это помогает сотруднику заметить несоответствие, разобраться в ситуации и внести необходимые изменения. Важно отметить, что даже при этом сотрудник может закрыть смену, нажав кнопку "Напечатать Z отчет и закрыть смену", не получая дополнительных предупреждений.
Распределение наличных текущей смены.
Вносим данные по расходам текущей смены. На экране отображается сумма, которая соответствует расчетным наличным средствам текущей смены, не распределенным по статьям.
Сумма выручки наличных - расходы менеджеров доставки (за наличные) + приходы менеджеров доставки = наличные в кассе
Вносим данные по расходам текущей смены. На экране отображается сумма, которая соответствует расчетным наличным средствам текущей смены, не распределенным по статьям.
Сумма выручки наличных - расходы менеджеров доставки (за наличные) + приходы менеджеров доставки = наличные в кассе
Расчетную сумму не обязательно распределять, можно пропустить этот шаг (нажать на "далее")
После того как расходы будут внесены и нажата кнопка "Далее", информация о расходах будет автоматически добавлена в учет Расходов менеджеров доставки.
- Поздравляем! Смена закрыта! Это информационное окно говорит о том что мы закрыли смену. Уффф. Это успех.
В появившемся окне вы сможете увидеть следующую информацию:
- Сумма: общая сумма, полученная за смену.
- Время начала и конца смены: точные временные метки начала и завершения работы.
- Отчет за смену: подробный отчет о выполненных операциях и продажах.
- Ссылка на отчет: возможность перейти к полному отчету для более детального анализа.
- Возможность сохранить отчет.
Обратите внимание, что после закрытия смены возврат заказов этой смены будет невозможен. Чтобы оформить возврат заказа из уже закрытой смены, необходимо использовать драйвер фискального регистратора, а возврат денежных средств осуществляется только через банк.
Вы можете настроить автоматическое закрытие смены. Необходимые параметры можно выставить в подразделении. При автоматической закрытии смены закрывается все, кроме "зала". Зал нужно закрывать ручным способом через "Закрытие смены". Важно! Автоматическое закрытие работает на уральском часовом поясе (GMT+5)
Дополнительно
Ручное внесение расходов менеджеров доставки с типом оплаты “безнал”.
Проверка сумм и внесение расходов через владку Учет расходов.
Проверка сумм и внесение расходов через владку Учет расходов.
Проверка сумм с фактическими данными важна для обеспечения точности отчетности. Для этого в разделе «Заказы» необходимо установить следующие фильтры:
- Подразделение: Определяется по IP или выбирается вручную.
- Текущая смена: Убедитесь, что выбрана актуальная смена.
- Статус: Установите статус на «Выполнен».
- Количество строк на странице: Установите значение -1 для отображения всех записей.
Сумму расходов можно внести вручную до закрытия смены через вкладку Учет выручки > Расходы менеджеров доставки/приходы менеджеров доставки.
Необходимо внести все расходы и приходы (которые были в текущей смене за наличку), а именно расходы на выплату заработной платы курьерам, поварам, администраторам, за такси и за покупку продуктов, канцелярии и хозяйственных товаров. Важно прикрепить фотографии всех сверок, которые подтверждают сумму, которую вы вносите.
Все типы расходов созданы в системе, необходимо выбрать нужный, указать сумму и прикрепить файл подтверждающий эту сумму.
Вы можете настроить автоматическое закрытие смены. Необходимые параметры можно выставить в подразделении. При автоматической закрытии смены закрывается все, кроме "зала". Зал нужно закрывать ручным способом через "Закрытие смены". Важно! Автоматическое закрытие работает на уральском часовом поясе (GMT+5)
- ТурбоУра смена закрыта! Мы молодцы!
Понравилось?
Переходим к следующей теме!
Goulash