Договоры
1 мин
Продолжительность урока
Договор - это инструмент инициирования оплаты по имеющимся обязательствам перед поставщиками или контрагентами. Другими словами, с помощью договора, мы сообщаем руководству о том, что есть обязательства по оплате.
Как создать договор?
Чтобы создать договор, необходимо перейти в раздел "Учет расходов" и выбрать "Создать договор".


Далее нужно выбрать тип договора:


Периодические услуги — это услуги, которые оказываются по мере необходимости.

Этот договор подходит, например, для:
  • Заправки картриджей;
  • Ремонта оборудования;
  • Нерегулярного клининга (например, помыть окна весной).

Разовые услуги - это тип договоров, который предназначен для оплаты единичных услуг или товаров.

Например, это может быть поставка оборудования или посуды, ремонт помещения, размещение рекламы на один месяц, оплата по актам сверки за предыдущий период и подобное. Главное отличие между разовыми и периодическими услугами заключается в том, что для договоров на разовую услугу стоимость и график оплаты должны быть согласованы заранее, а выполнение работ должно проводиться в соответствии с подписанной сметой.

Регулярные услуги — это услуги, которые предоставляются на регулярной основе.

Этот договор подходит, например, для:
  • Коммунальных платежей;
  • Вывоза мусора;
  • Оплаты электроэнергии.
Как заполнить поля в договоре?
  • Плательщик – в этом поле необходимо указать подразделение, с которого будет происходить оплата.

Если нужно указать несколько подразделений, нужно будет заполнить таблицу, которая находится ниже, и указать, какую часть оплаты будет производить каждое из филиалов.


  • Получатель – необходимо выбрать контрагента, который будет оказывать услуги.
  • ИНН юр. лица контрагента — нужно указать ИНН контрагента, который указан в договоре или реквизитах контрагента (рекомендуется вносить ИНН вручную, а не копировать). Если заполнить ИНН неправильно или если поставщик с таким ИНН отсутствует в системе, появится сообщение "Юр. лицо с указанным ИНН не найдено".
  • Категория - система автоматически предложит все доступные категории расходов, к которым можно отнести платежи данному контрагенту. Остается выбрать подходящую.
  • Номер договора - необходимо указать номер и дату договора.


  • Загрузить скан договора - необходимо загрузить все страницы и приложения договора. Все загружаемые страницы должны быть выровненными, четкими и читаемыми, чтобы их можно было просматривать.
  • Описание сути договора - в одном предложении нужно написать, какие услуги или товары предоставляются по договору (например, заправка картриджей для принтера, установка охранной сигнализации, дератизация и дезинсекция и т.д.).


  • Контактные данные – необходимо указать данные сотрудника, который будет работать с вами по этому договору. При вводе контрагента, система учета подставит контактные данные из последнего подписанного договора. Если у вас есть другие контактные данные контрагента, можно их изменить.
  • Способ оплаты – нужно указать вид оплаты (наличка, безнал или сертификаты). Если система не дает выбрать способом оплаты безнал, возможно, не указан ИНН контрагента.
  • Договор действителен по – если у договора есть срок действия, нужно указать, до какой даты он будет действителен. Если срока нет, тогда выбрать вариант бессрочный.
  • Периодичность предоставления услуг – необходимо выбрать один из вариантов, если договор заполняется не для разовых услуг.


  • Вложение акта выполненных работ – выбирается всегда при оказании любого вида услуг и при оплате по актам сверок. Если выбрать "да", то для подтверждения задолженности система потребует от ответственного лица загрузить скан подписанного акта выполненных работ с печатью.
  • Вложение счета – выбирается всегда, кроме случаев с актами сверок. Если выбрать "да", то для подтверждения задолженности система попросит загрузить скан счета.
  • Вложение фотоотчета – выбирается всегда при оказании услуг или поставке материальных ценностей. Если выбрать "да", то для подтверждения задолженности система потребует прикрепить фотоотчет о выполненных услугах.


  • Минимальное количество фотографий – если нужен фотоотчет, система запросит внести минимальное количество фотографий. По умолчанию разрешено указать одну.
  • Привязка к накладным – обязательна при создании договора на поставку материальных ценностей или оборудования.
  • Количество подтверждающих – это количество человек, которые должны подтвердить задолженность для ее оплаты. У всех должно быть указано в роли "обязательное подтверждение".
  • От подтверждающих требовать гарантии того, что услуги предоставлены – если выбрать "да", то система будет запрашивать гарантию у всех подтверждающих.


Нужно указать должности, которые будут иметь доступ к этому договору и информации о задолженностях.

  • Обязательно нужно указать должность автора договора в роли, чтобы у него были права на чтение договора, редактирование или добавление контактов и чтение задолженностей. Если вы создаете договор, задолженности по которому вы должны подтверждать, не забудьте добавить обязательное подтверждение Вашей роли (не роли автора!) в этот список.
  • Подтверждение задолженности позволяет подтверждать задолженность по этому договору.
  • Обязательное подтверждение – если у какой-то роли установлен этот параметр, система не даст полностью подтвердить задолженность, пока хотя бы один из этих пользователей ее не подтвердит. Количество таких пользователей должно совпадать с количеством тех, кто должен подтвердить задолженность.


После того как все данные заполнены, необходимо сохранить договор.
Какие роли нужно указывать при создании договора?
В подтверждающие роли необходимо добавить те роли, которые связаны с услугой или товаром, за которые нужно будет заплатить.

В обязательные подтверждающие входят те, кто, как и автор, должен подтвердить, что услуги были оказаны или деньги действительно потрачены.

Для просмотра – это те, кто должен знать об оказании или оплате услуги.
Расходный период
Внесение расходного периода необходимо при создании разовых договоров и для подтверждения задолженностей по периодическим договорам.
При создании задолженности в периодических договорах система Гуляш запросит ввести параметр «Расходный период». Здесь нужно указать месяц и год, когда была оказана услуга.
Как удалить из Гуляша договор со статусом «Отказан»?
Можно удалять договора, которые были отклонены. Для этого необходимо перейти в раздел "Отчет по отказанным договорам".


Далее нужно нажать на значок редактирования с правой стороны.


И нажать кнопку "Удалить".

После этого договор будет удален безвозвратно из системы Гуляш.
Статус «Отказан» договора и задолженности. Что делать дальше?
Отказанные договора можно просмотреть в "Учете расходов", выбрав раздел "Отказанные договора".

При отказанном договоре всегда указана причина отказа в комментариях. Чтобы посмотреть причину, нужно нажать на кнопку «Отказан».


Чтобы исправить причину отказа, необходимо нажать на значок редактирования, внести изменения в договор и сохранить. При сохранении Гуляш попросит написать комментарии о том, какие изменения были внесены или не были внесены и почему.



После этого договор снова отправляется на подпись в своем первоначальном статусе «Не подписан» и исчезает из раздела «Отказанные договора».

Что такое статус «не требует оплаты»?
Этот статус относится к тем задолженностям, которые мы по тем или иным причинам не должны оплачивать.


При нажатии на кнопку «Не требует оплаты» Гуляш предложит написать комментарий, почему эту задолженность не нужно оплачивать.


После подтверждения этого статуса задолженность исчезнет из списка задолженностей на подтверждение.

В любой момент можно отменить этот статус, и задолженность снова появится в списке на подтверждение.
  • Турбо
    Готово! Мы молодцы!
Понравился материал?
Понравилось?
Переходим к следующей теме!
Goulash