Работа дашборда
5 мин
Продолжительность урока
Одним из главных инструментов менеджера смены или администратора для оперативного контроля показателей работы филиала является дашборд. В этом уроке мы поговорим о том, что такое дашборд, какие функции он имеет и какие операции он позволяет выполнять.
Что такое дашборд
Дашборд (или инфопанель) — это отчет в реальном времени о текущей смене, из которого руководители и менеджеры понимают, что происходит прямо сейчас с определенными показателями ресторана.
Какие возможности есть у дашборда:

  • Получать оперативные сводки и наблюдать динамику бизнес-процессов по показателям текущей выручки, скидок и количества заказов.

  • Анализировать ключевые для компании показатели – скорость доставки и скорость приготовления – и возможность держать их под контролем.

  • Получать сводку по конкретной ситуации и корректировать в соответсвии с ней тактические планы. Такая сводка включает опоздания по кухне или доставке, а также отсутствие сотрудников, товаров.

  • Выделить самое важное, поскольку визуально дашборд-панель занимает немного места на экране, но она исчерпывающе информативна. Так, администратор бросит быстрый взгляд, и сразу будет понимать, что происходит в филиале.

  • Предоставлять оперативные отчеты в любой момент времени. Это необходимо, потому что информация постоянно меняется, и таким образом, администратор сможет отслеживать эти изменения в реальном времени.
Как работать с дашбордом
Для начала работы с дашбордом необходимо авторизоваться в системе под своим логином и паролем. Значок дашборд отразится в верхней строке системы Goulash.
Так выглядит окно авторизации
Визуально дашборд разделен на несколько блоков, каждый из которых отражает определенную информацию. Далее будет подробный разбор этих блоков и их функций.
1.Хэдер
Хэдер - это самая верхняя часть дашборда, шапка системы, расположенная над основным контентом.

Панель хэдера состоит из основных показателей работы операционной системы филиала и всегда остается перед глазами у менеджера, какие бы действия внутри других вкладок системы он не совершал. Рассмотрим хэдер поподробнее.
Так выглядит хэдер
  1. Кнопка перехода в дашборд.
  2. Наименование подразделения, информация по которому видна в данный момент в хэдере.
  3. Среднее время, за которое мы обещаем доставить заказ гостю. Дополнительно можно настроить подсветку поля, если время превышает установленный вами порог. Также будут предоставлены рекомендации по улучшению показателей.
Настроить можно в разделе: Справочники → План по времени доставки.
Так выглядит подсказка с рекомендациями для исправления ситуации
4. Фактическое время доставки с учетом готовности кухни, загруженности и маршрутизации.
Показатели времени зависят от установленной загруженности . Если какой-то показатель превышает норму, то появляется подсказка с рекомендациями для исправления ситуации.
Так выглядит подсказка с рекомендациями для исправления ситуации
5. Показатель NPS (индекс потребительской лояльности), который рассчитывается из оценок текущей смены. Этот показатель является средним арифметическим всех оценок гостей, собранных за данную смену. Оценки подтягиваются из журнала отзывов с сайта и приложения. Гости могут оставить отзыв на смену и после её окончания, но поскольку NPS рассчитывается только на текущий момент, эти оценки не будут учтены.

6. Сумма выручки за текущую смену, которая заработана на текущий момент времени за заказы в статусе “выполнен”.

7. Переход в базу знаний.

8. ФИО авторизованного сотрудника, а также его время прихода.
2.Панель быстрых вкладок
На панели быстрых вкладок собрана вся информация из различных разделов СУ для быстрого доступа. Все кнопки расположены в порядке хронологии смены.
Так выглядит панель быстрых вкладок
Такси (1).
Сервисы такси используются в том случае, если филиал не справляется с нагрузкой. Доступ к сервисам такси обычно открыт для собственников. Если кнопка такси серая - это значит, что у пользователя нет доступа.

Форс-мажор (2).
Кнопка остановки работы филиала - может быть использована в случае, если произошло отключение электричества, интернета и прочее. Эта кнопка позволяет отключить подразделение на сайте, чтобы не принимать заказы и распределять нагрузку на другие подразделения. Доступ к этой кнопке обычно предоставляется операционным директорам, а не самому подразделению.

Развоз сотрудников (3).
При завершении смены организовывается развоз по домам текущими курьерами менеджеров и поваров, которые остались на подразделении.
Так выглядит панель развоза сотрудников
Закрытие смены (4).
Кнопка для быстрого доступа к закрытию смены.
3.Блок индикаторов текущей смены и выручки
В верхней части дашборда есть наглядные индикаторы, которые более подробно раскрывают данные из хэдера.
Так выглядит блок индикаторов текущей смены и выручки
Показатели в хэдере и в дашборде связаны. Если какой-либо показатель выйдет за пределы нормы во время работы, то в хэдере он загорится красным. Для того чтобы проверить, с чем именно возникли проблемы, нужно обратиться к дашбору, там будет представлена расшифровка по показателям кухни или доставки.

Приведем пример. Допустим, в хэдере показатель Расчетного времени (пункт 3 на картинке с хэдером) отображается красным, тогда какая-то из секций дашборда тоже будет гореть красным.
Блок доставки горит красным, соответствующая секция дашборда (бланк загрузки) также горит красным
Рассмотрим на конкретном примере из блока кухни, почему могут возникнуть проблемы. Одна из возможных причин - план загрузки кухни превышен, секции кухни наполнены по набивке. У менеджера появляется возможность быстро проанализировать ситуацию и прикинуть: “ага, у нас коллапс, секция освободится только через час, значит у меня есть время что-то предпринять: вызвать дополнительных поваров, поставить паузу и так далее”.

Индикаторы не только наглядны, но и сэкономят вам время. Тот же индикатор по набивке подтягивает информацию из “Бланка загрузки”, находящегося в нижней части дашборда. Из-за наличия панели вам не придется долго скроллить страницу, ведь все основные показали уже представлены в блоке индикаторов текущей смены.

Если выдача заказов происходит в штатном режиме, то как в хэдере, так и в дашборде показатели смены будут гореть зеленым цветом и находиться в пределах нормы.

С кухнями разобрались, рассмотрим поподробнее блок доставки.
Блок индикатора доставки
Максимальное время опоздания какого-либо заказа фиксируется в поле “max”. Если опаздывают несколько заказов, то на панели появится поле “Среднее”, где будет указываться среднее время опоздания по текущим заказам, а в поле “max” будет указано самое большое время опоздания среди этих заказов.

Гуляш собирает данные по всем подразделениям по среднему фактическому времени приготовления. Это информация представляется ниже в целях геймификации процесса, чтобы стимулировать повышение скорости приготовления и доставки в графе “Среднее фактическое время”. Таким образом, можно будет выявить лучший филиал по каждому из направлений.

Последний блок индикаторов – блок выручки в кассе.
Блок выручки в кассе
Обратите внимание, что тут отображается выручка только по текущей смене без учета заказов, которые еще готовятся, в пути и так далее. Сумма выручки в кассе дублируется в хэдере.

При нажатии на сумму выручки в хэдере мы перейдем в дашборд.

Если нажать на окно выручка в кассе, то открывается модальное окно с детализацией выручки за смену.
Модальное окно выручки текущей смены
4.Блок текущих заказов
В блоке текущих заказов собраны все заказы текущей смены с указанными статусами готовности, что позволяет отследить полную загрузку кухни.
Блок текущих заказов
Обратите внимание, что система не учитывает выполненные, отменные и возвращенные заказы.

В левой части блока есть панель поиска заказов. Поиск осуществляется по номеру заказа или номеру телефона гостя, найденный заказ будет подсвечен желтым. Однако, обратите внимание, что телефон гостя, который сделал заказ, будет отображаться только в открытой карточке, при быстром поиске его не будет видно!
Панель поиска заказов
В поиске можно сделать фильтр по очередности заказов: по новым и старым. Также можно отфильтровать по сумме от меньшей к большей и наоборот. Фильтрация осуществляется по конечной сумме заказа (с учетом применения всех скидок). Есть возможность выводить только опаздывающие или предварительные заказы, в таком случае на экране будут представлены только они.
Фильтр по опоздывающим заказам
Блок текущих заказов делится на колонки по статусам заказов: отложенные, принятые, кухня, приготовлено, в пути. А также на ряды: доставка, самовывоз, агрегатор и цеховое питание.

При нажатии на номер заказа открывается модальное окно с информацией о нем.
Модальное окно с информацией о заказе, открывающееся из блока текущих заказов
В модальном окне вы можете посмотреть номер заказа и его текущий статус. Также есть возможность распечатать информацию о заказе. Кнопка "Детали заказа" приведет по ссылке на новую вкладку, где будут подробности по заказу, а кнопка скрепки скопирует в буфер обмена эту же ссылку, что удобно для общения с коллегами. Вы можете увидеть имя и телефон гостя, обещанное время доставки, время приготовления, информацию о возможном опоздании, контактные данные гостя при наведении на QR-код. В заказе также указан состав заказа, акции, сумма, скидка, тип оплаты, возможность изменить тип оплаты, информация о выдаче заказа и кнопка для редактирования. Восклицательный знак указывает на то, что в заказе произошли какие-то изменения.
5.Блок "требует внимания"
Блоки заказов текущей смены и списания
Блок требует внимания сделан для того, чтобы визуально выделить заказы с типом оплаты "Ожидание оплаты по QR коду" и подсветить "Возвраты и отказы на списание".
6.Курьеры текущей смены, повара текущей смены.
Блоки курьеров и поваров текущей смены
6.1. Блок курьеров текущей смены
Данный блок отражает всю информацию по курьерам на текущую смену. Менеджер смены или администратор видят фактическое количество курьеров на филиале, необходимое количество курьеров по графику, а также планирующих выйти в ближайшее время.

Нажав на ФИО курьера высвечивается его номер, а также QR-код, при чтении которого телефон наберет нужный номер. Для того, чтобы менеджер смены или администратор всегда мог дозвониться, необходимо следить за актуальностью телефонов сотрудников.
Блок курьеров текущей смены
Коэффициент производительности курьеров - этот коэффициент, который показывает насколько быстро курьер выполняет доставку, что позволяет ему оперативней продвигаться в очереди на заказ.

По умолчанию у всех стоит коэффициент 1,0 (две стрелочки). Менеджер может самостоятельно в течении смены менять данный показатель. Значение находится в пределах от 0,7 (одна стрелочка) до 1,2 (три стрелочки). На этот коэффициент делится время доставки.

Например, рассчитанное время на поездку - 10 минут. При коэффициенте 1,2 время будет уже 8 минут.
Менеджер смены или администратор могут либо всех уравнять, либо выделить какого-то курьера.
Если заказ будет опаздывать, то система отдаст его самому быстрому курьеру. Чтобы уменьшить время доставки и сделать опоздание минимальным, система добавит в рейс только один заказ.
Блок курьеров текущей смены
По умолчанию рейсы будут формироваться на водителей в порядке очереди (на дашборде отображается список водителей в порядке очереди). Очередь можно изменять вручную путем перетаскивания за знак, который находится слева от фамилии водителя.

Если менеджер не дозвонился до курьера и не знает точного времени его возвращения, то можно удалить этого курьера из очереди для того, чтобы система маршрутизации правильно расставила заказы. По возвращении курьера на подразделение можно поставить его в очередь еще раз.
Блок курьеров текущей смены
Местоположение: вернётся через.../опаздывает/на подразделении. Если водитель опаздывает с возвратом на филиал, на дашборде выводится оповещение, в таком случае необходимо связаться с водителем, чтобы уточнить текущую ситуацию и время возврата.

Если Менеджер проставил время Вернется через…, маршрутизация пересчитает маршруты, предназначенные для данного курьера, другим курьерам, исходя из текущей ситуации.
Блок курьеров текущей смены
На сегодняшний день предусмотрено три вида курьера: Пеший/Вело/Автомобиль. При возникновении форс-мажорных обстоятельств менеджер смены может самостоятельно изменить тип курьера.

Необходимо учитывать, что у пешего курьера радиус доставки заказов намного меньше, чем у автомобильного, поэтому без явной необходимости менять тип курьера не нужно.

Важно! Для пеших и вело курьеров на карте доставки должна быть отрисована соответствующая зона. Если её не будет, то пешим и вело водителям рейсы формироваться не будут.
Блок курьеров текущей смены
В столбике “смена” указано время окончания смены курьера.

Также у Менеджера есть возможность:
  • Удалить курьера со смены;
  • Приостановить его смену (поставить на паузу);
  • Изменить место в очереди на доставку.
Все эти дополнительные возможности позволяют Менеджеру контролировать работу курьеров и влиять на скорость и оперативность доставки заказов.
Блок курьеров текущей смены
Плановая набивка на доставку - это число заказов, которое могут развести курьеры в текущую (ближайшую свободную) секцию. Плановая набивка есть у каждого филиала.

Плановую набивку Система высчитывает исходя из количества находящихся на смене курьеров и их коэффициента доставки. Коэффициент доставки курьера зависит от его вида и прописывается в настройках количества заказов на одного курьера.
Блок курьеров текущей смены
Например:
  1. На филиале 2 водителя. Настройка на одного водителя стоит 2 заказа. Заказов оформленных на текущую секцию нет. Итого плановая набивка на текущую секцию будет равна 4.
  2. На филиале 2 водителя. Настройка на одного водителя стоит 3 заказа. На текущую секцию есть уже 2 оформленных заказа. Итого плановая набивка на текущую секцию будет равна 4.
6.2. Блок поваров текущей смены
Блок поваров текущей смены
Отчёт по поварам на смене дает возможность менеджеру или администратору видеть поваров, которые должны выйти на филиал согласно графику.

Значок “точки” справа от строки с ФИО в блоке поваров текущей смены показывает факт авторизации сотрудника. Если точка зеленая, значит повар авторизировался на планшете, если точка не горит - повар не авторизировался. При наведении курсора на точку добавлен новый интерфейс, в котором видно на какой станции авторизован каждый конкретный сотрудник.

Эта функция позволяет провести аналитику по кухне и проверить, кто из сотрудников уже занял предусмотренное рабочее место и приступил к работе вовремя, а кто опаздывает на смену.
7.Опаздывающие заказы, стоп-лист
Блоки опаздывающих заказов и стоп-листа
7.1. Блок опаздывающих заказов
Блок опаздывающих заказов
Блок "Опаздывающие заказы" появляется тогда, когда кухня не укладывается в отведенное (расечетное) время приготовления. Тут отображаются все заказы, которые кухня не успела приготовить к расчетному времени приготовления.

В случае, если кухня не справляется с нагрузкой, менеджеру смены или администратору необходимо скорректировать ожидаемое время приготовления. Для этого нужно нажать на время в столбике и прописать планируемое время приготовления.

Операция поможет скорректировать маршрутизацию так, чтобы стало понятно, во сколько реально приготовят заказ, а также для того, чтобы избежать опозданий по доставке. Система выстроит оптимальный рейс для курьера с минимальным опозданием.

Если время не актуализировать, то маршрутизация посчитает, что текущее время - это и есть время приготовления и, соответственно, не сможет составить оптимальные маршруты и рейсы для водителей.

При изменении времени приготовления происходит перераспределение приоритезации маршрутов, и красным цветом подсвечивается кухня, которая опаздывает.
7.2. Блок со стоп-листом
Блок стоп-листа
Данный блок в дашборде дает возможность менеджеру или администратору быстро поставить продукт или продукцию в стоп. В стоп-лист можно внести продукт, продукцию, терминал (безналичный расчет). Эта информация в режиме online отразится в отделе Call-центра, на сайте и в приложении, что позволит вовремя оповестить гостей, желающих сделать текущий заказ.

Когда продукт снова появится в наличии, его можно будет также быстро удалить из стоп-листа, нажав на крестик. Продажи блюд с данной позицией возобновятся автоматически.
Есть ряд продуктов, которые встанут в стоп-лист автоматически, если в графе “количество” было выставлено ограничение по остаткам на складе. К таким продуктам относятся, например, напитки и десерты.

В блоке со стоп-листом (справа на картинке "блоки с опаздывающими заказами, стоп-листом") также есть возможность внести параметр времени, если есть точное понимание, когда ингредиент или блюдо вновь появятся.
8. Бланк загрузки
Бланк загрузки – это инструмент, который отображает и позволяет контролировать суммарные возможности кухни и доставки по временным интервалам. Через Дашборд менеджер смены или администратор могут контролировать и управлять нагрузкой на кухню и доставку.

Дашборд позволяет посмотреть состояние текущих секций и дня, а также проверить состояние филиала за отработанные дни и принятые заказы на последующие дни. Для этого на дашборде необходимо нажать "Бланк за день". Далее выбрать необходимые поля для формирования отчёта.
Блок бланка загрузки
В Бланке загрузки видна следующая информация:

  • Время – вся рабочая смена поделена на секции по 15 минут (можно изменить время секции);
  • План (набивка) – это производительность поваров и курьеров в 15 минут, которая измеряется: в рублях для Японии, в штуках для Пиццы, в заказах (шт) для Доставки;
  • Заказы – сумма и номера принятых на приготовление/доставку заказов;
  • Остаток – сумма или число заказов, которые еще возможно принять на данную секцию.
Размер набивки рассчитывается исходя из количества поваров, курьеров на смене и их индивидуальной производительности. Если сумма заказа больше, чем оставшаяся сумма в секции, то заказ переходит на секцию вперед и время приготовления увеличивается. Набивку можно повышать или снижать с помощью кнопки “набивка”. Секция с измененной набивкой выделяется желтым.

Важно! Если поменять набивку в секции, то все последующие секции изменятся на эту же набивку. Заказы зала принимаются на текущее время плюс 15 минут на приготовление.

Есть возможность поставить кухню на паузу, кнопка паузы для кухонь Пицца или Япония располагается рядом со временем. Также есть поле доставки, где можно указать конкретный тип курьерской доставки.

Обозначения цветов секций в бланке загрузки:
  • Голубая – перерыв. На эту секцию заказы приниматься не будут;
  • Красная – все “занято”. Заказов принято на ту сумму, которую мы указали;
  • Зеленая – текущая секция, на которую принимаются заказы. Система учета автоматически определяет время, на которое поставить “приготовление” заказа. Берется текущее время +15 минут (время можно настроить индивидуально). Пример: заказ оформляют в 14:48 +15 минут, то есть расчетное время приготовления – 15:05. Данный заказ будет зарезервирован на секцию 15:15. Заказы со временем приготовления на 15:05, 15:10, 15:15 попадают на секцию 15:15. Заказы со временем приготовления на 15:20, 15:25, 15:30 попадают на секцию 15:30. Если процесс реализации заказа проходит по идеальному сценарию, то зеленым отображаются блоки в текущий момент времени, а все зеленые столбцы стоят в одной вертикали.
  • Белая – “свободная” секция.
Получение прав на редактирование набивки
В новом дашборде для возможности редактирования набивки у пользователя должны быть права "Отложенные параметры кухни"
Перейдите в раздел "Справочники" и выберите "Роли". Нажмите на значок карандаша, чтобы отредактировать нужную роль.
Найдите через поиск настройку "Отложенные параметры кухни".
В разделе прав выберите "Полный доступ" и укажите подразделения. Рекомендуется выбрать все подразделения.
  • Турбо

    Итак, мы разобрали все ключевые моменты относительно устройства дашборда. Надеемся, статья ответила на все ваши вопросы. До скорых встреч!
Понравился материал?
Понравилось?