Редактирование заказов
20 мин
Продолжительность урока
Редактирование заказов - важный раздел, который нужен для исправления ошибок, изменения количества товаров или услуг, а также корректировки различных параметров заказа. Эта позволяет обеспечить точность выполнения заказов и удовлетворить потребности клиентов, что в свою очередь повышает уровень сервиса и доверие к компании.

Как найти заказ?

Для того, чтобы найти и отредактировать заказ, нам необходимо перейти в раздел Заказы.
Чтобы найти конкретный заказ, нам необходимо заполнить параметры для поиска.

  • Если нужно найти заказ за сегодня (при условии, что смена еще не закрыта) или отложенный заказ на будущую дату, то кликаем на чек-бокс Текущая смена.

  • Если нужно найти заказ за определенную дату или период, выбираем необходимые даты С и До.
Конкретный заказ можно быстро найти по номеру заказа, номеру телефона или по адресу.

Если мы хотим найти заказ по номеру заказа, то в поле Номер заказа вводим номер заказа полностью (4 цифры) и нажимаем Сформировать.

Если необходимо найти заказ отправленный в такси, то перед номером заказа необходимо указать английскую букву T.
Заказы агрегаторов так же имеют буквенное обозначение
  • Y - заказ с Яндекс.Еда
  • SM - заказ с Купера (Сбермаркет)
  • C - заказ с Чиббиса. Но у Чиббиса свой индивидуальный "номер" заказа, который состоит из 5 символов, но всегда начинается на С
  • Заказы с ДеливериВК поступают без буквенного обозначения
Если ищем по номеру телефона, то в поле Номер телефона вводим номер телефона без 8, пробелов и без специальных знаков (тире, скобки). Также нажимаем Сформировать.
Можно найти заказ по Адресу доставки.
В поле адрес доставки вводим адрес в формате улица, номер дома (через запятую).

Также нажимаем Сформировать.
Важно! Улицу прописываем так, как она называется в Яндексе. Где-то может быть сначала "улица" до названия, а где-то после.
Например:
  • Академическая улица
  • улица Менделеева
Разобрали основные фильтры для поиска заказа, но в Гуляше есть еще много дополнительных фильтров, настроив которые, можно найти заказы, подходящие под ваш запрос.

Например, можно найти заказы определенного подразделения, с определенной акцией. Или заказы, которые содержат определенные блюда, а так же заказы, оформленные через приложение iOS
После нажатия Сформировать, под фильтрами отобразится таблица с заказами, которые соответствуют заданным параметрам. Определить количество отображаемых заказов на одной странице можно в соответствующей настройке.
Если заказ не ищется по заданным параметрам, попробуйте очистить фильтры и ввести запрос заново, так как может быть случайно где-то установили фильтр

Как отредактировать заказ?

Редактировать заказы можно только в Текущей смене, в закрытой смене уже внести изменения не получится. Только если указать внутренний комментарий или вернуть клиенту деньги.

Рассмотрим все по порядку.

При включенной галочке Текущая смена в столбце Редактировать у нас будет кнопка Редактировать через новый интерфейс или же просто кнопка Редактировать. Если доступа нет, то поле будет пустым

*Как настроить доступы для редактирования заказов расскажем далее в статье
После нажатия на "Редактировать через новый интерфейс", откроется модуль принятия заказа с пометкой "Редактирование заказа". Внутри можно внести необходимые изменения (в соответствии с выданными правами).
  • Если кнопка Редактировать, то мы можем изменить только Тип оплаты.
  • Если кнопка Редактировать через новый интерфейс, то при нажатии открывается заказ, который мы можем полностью отредактировать. Т.е. изменить время, адрес, меню, акцию, списать бонусы, изменить тип оплаты, добавить комментарии к заказу.
  • Если поле пустое и любой вариант кнопки отсутствует, то мы не можем редактировать данный заказ.
Если вы зашли в редактирование заказа, но изменения не требуются, то нажимаем на красную корзину слева снизу, и изменения не применятся.
Чтобы применить изменения, нажимаем на синюю галочку справа снизу во вкладке "Проверить заказ"

Особенности редактирования заказов

  • Заказы в статусе Возврат и Отмена мы редактировать НЕ можем.

  • В заказах при статусе В пути или Выполнен мы можем изменить только Тип оплаты.

  • Также заказы зала, которые были оформлены без номера телефона, мы редактировать НЕ можем. Будет отображаться ошибка.
  • Изменить ВРЕМЯ мы можем у заказов, которые были приняты через Принять заказ NEW (оператора), Сайт или Мобильное приложение. Если же заказ был принят через Зал, то изменить время не получится. Источник заказа мы можем уточнить в соответствующем столбце в сводной таблице.
  • Заказы в статусе Приготовлен также лучше не менять, так как кухня уже сделала заказ и не увидит дополнения, но мы можем что-то убрать, например, напитки если они закончились и их невозможно положить в заказ.

  • Если заказ был оплачен онлайн, то при удалении какой-то позиции из заказа, клиенту автоматически вернется разница. Если что-то добавляем, то будет смешанная оплата, автоматического списания денег не произойдет. нужно будет доплатить либо наличными, либо по безналу.

  • При редактировании заказов, оформленных через Зал имейте в виду, что они уже оплачены, и, при изменении стоимости заказа, необходимо будет либо вернуть клиенту деньги, либо взять дополнительную оплату. Гуляш автоматически не вернет и не спишет ничего дополнительно после изменения стоимости, нужно сделать это самостоятельно.

Как вернуть деньги через интегрированный терминал?

Если заказ был оплачен по безналу через модуль зала и впоследствии изменен в стоимости в меньшую сторону, Отменен или отправлен в Возврат по системе, денежные средства не возвращаются автоматически.

Возврат обязательно нужно провести вручную через модуль Зал, при условии, что клиент находится в филиале. Если клиента на филиале нет, то в таком случае возврат осуществляется напрямую через банк.
Порядок действий для возврата через Зал или Киоск самообслуживания

  • В боковом меню переходим в раздел “Зал”.
  • Нажимаем на кнопку “Б/Н терминал”. Она находится либо на главном экране с заказами, либо справа в открытом списке заказов
  • В появившемся окне вводим сумму, которою необходимо вернуть клиенту, выбираем на какой терминал вывести информацию о возврате, у кассира или у киоска и нажимаем Ок
  • Попросим клиента приложить карту к терминалу и денежные средства автоматически вернутся на карту.

Как предоставить доступы для редактирования заказа?

Также нам нужно понять, кто имеет право редактировать заказ. Заказ может быть отредактирован любым сотрудником, главное, чтобы у него был доступ к редактированию. Для того, чтобы предоставить доступ к редактированию заказа, мы переходим в раздел Справочники, выбираем Роли в интранете.
В списке выбираем необходимую роль (должность) и кликаем на Редактирование (карандашик в крайнем правом столбце).
Затем перед нами откроется список прав, к которым мы можем открыть или закрыть доступ для сотрудника.
Находим раздел Заказы и ищем в пользовательских параметрах Действия с заказами.
Выбираем, какой доступ предоставлять сотруднику для работы с заказами: Нет доступа или Ограниченный доступ.
При выборе Ограниченного доступа откроются дополнительные опции для настройки.
Рассмотрим каждую опцию отдельно.

Начнем с блока Чтение заказов. Его отмечаем галочкой обязательно.
  • Подразделения.
Из выпадающего списка мы выбираем те подразделения, по которым сотрудник сможет редактировать заказы. Это могут быть либо Все подразделения, либо можем ограничить, выбрав Список или Только свои.

Список - выбираем подразделения из списка
Только свои - доступ будет только к тем подразделениям, которые доступны у пользователя (присваиваются при создании пользователя)
  • Тип заказа.
Из выпадающего списка мы выбираем либо Доставка, либо Зал. К Залу относятся заказы в самом ресторане и заказы с собой.
  • Просмотр заказов за последние n дней. Здесь указываем количество дней, за которое мы разрешаем просмотр заказов. Если оставить поле пустым, то этим разрешаем просмотр всех заказов, начиная с самого первого.
Блок Оформить скидку

  • Заказы. В этом поле мы можем выбрать статусы заказов, в которых сотрудник может оформить скидку при редактировании.
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение к проведению скидки уже оплаченных заказов (картой или по QR-коду/СБП). Если галочку не проставить, то проведение скидку будет доступно только для заказов с типом оплаты Нал или Безнал.
  • Рассчитать автоматически. Даем доступ к проведению скидки, настроенной по правилам
  • Рассчитать вручную. Даем доступ к проведению любой доступной скидки
  • Тип заказа. Выбираем, на какие типы заказов можно предоставить скидку. На все заказы или только на заказы Зала/Доставки
*При предоставлении доступа к скидкам, обязательно нужно выбрать Рассчитать автоматически или Рассчитать вручную. Или оба сразу.
Блок Оформить отмену

  • Заказы. В этом поле мы можем выбрать статусы заказов, которые можно отменить.
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение отменять уже оплаченные заказы (картой или по QR-коду/СБП). Деньги гостю вернутся автоматически после проведения отмены. Если галочку не проставить, то отмена заказа будет доступна только для заказов с типом оплаты Нал или Безнал.
  • Тип заказа. Выбираем, заказы какого типа можно отменить. Все заказы или только заказы Зала/Доставки

Рекомендуем предоставлять доступ к отмене у заказов в статусе Сайт (Оператор), Отложен или Принят, а на другие статусы открыть доступ к Возврату заказа, так как заказы уже приготовлены и необходимо будет автоматическое формирование акта списания.
Блок Оформить возврат

  • Заказы. В этом поле выбираем статусы заказов, на которые можно сделать возврат.
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение делать возврат уже оплаченных заказов (картой или по QR-коду/СБП). Деньги гостю вернутся автоматически, после проведения возврата. Если галочку не проставить, то возврат будет доступен только для заказов с типом оплаты Нал или Безнал.
  • Тип заказа. Выбираем, на заказы какого типа можно сделать возврат. Все заказы или только заказы Зала/Доставки

Рекомендуем предоставлять доступ к возврату заказов в статусе Приготовлен, Пречек, В пути или Выполнен, так как заказы уже приготовлены и необходимо будет автоматическое формирование акта списания, а на другие статусы открыть доступ к Отмене заказа,
Блок Вернуть из возврата

Этой настройкой открываем доступ к отмене возврата, если он был проведен ошибочно.

  • Заказы. В этом поле выбираем статусы заказов, на которые можно сделать отмену возврата.
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение делать отмену возврата уже оплаченных заказов (картой или по QR-коду/СБП). Тут важно! Если открываем доступ к отмене возврата заказов оплаченных онлайн, то нужно иметь в виду, что деньги гостю уже были отправлены обратно, при проведении отмены возврата и уже обратно у гостя не спишутся!
  • Тип заказа. Выбираем, на заказы какого типа можно сделать отмену возврата. Все заказы или только заказы Зала/Доставки
Блок Исполнение заказов

Этой настройкой открываем доступ к переводу заказов в статус Выполнен. Т.е. выдаче на кассе, ручному назначению курьера на заказ, в том числе выдачу заказов курьерам агрегаторов или водителям такси.

  • Заказы. В этом поле выбираем статусы заказов, которые разрешаем переводить в статус Выполнен
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение переводить в статус Выполнен уже оплаченные заказы

Рекомендуем предоставлять доступ к исполнению заказов только у заказов, которые имеют статус Приготовлен, чтобы случайно не перевести еще не готовый заказ в статус выполнен.
Блок Редактировать весь заказ

В настройке открываем доступ к редактированию всего заказа, в ом числе времени, адреса, меню, акций и т.д.

  • Заказы. В этом поле выбираем статусы заказов, которые разрешаем изменять
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение вносить изменения в уже оплаченные заказы
  • Игнорировать остатки. Ни на что не влияет
  • Тип заказа. Выбираем, на заказы какого типа можно сделать отмену возврата. Все заказы или только заказы Зала/Доставки

Рекомендуем предоставлять доступ к редактированию всего заказа только у заказов в статусе Сайт (оператор), Отложен, Приготовлен или Принят.
Блок Редактировать блюда заказа

  • Заказы. В этом поле выбираем статусы заказов, в которых разрешаем вносить изменения в меню.
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение вносить изменения в уже оплаченные заказы

Рекомендуем предоставлять доступ к редактированию у заказов в статусе Сайт (оператор), Отложен, Приготовлен или Принят.
Блок Редактировать только нал/безнал

  • Заказы. В этом поле выбираем статусы заказов, в которых разрешаем изменять только тип оплаты.
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение вносить изменения в уже оплаченные заказы

Мы рекомендуем предоставлять доступ к редактированию типа оплаты только у заказов, которые имеют статус Выполнен.
Блок Печать заказа

  • Заказы. В этом поле выбираем статусы заказов, которые разрешаем отправлять на печать.
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение печатать уже оплаченные заказы
Блок Редактировать адрес и время

  • Редактировать адрес и время. В этом поле выбираем статусы заказов, у которых разрешаем редактировать адрес и время.
  • При редактировании адреса изменять подразделение. Эта галочка дает разрешение при редактировании адреса изменять подразделение
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение на изменение адреса и времени уже у оплаченных заказов
Имейте в виду, что если разрешаем менять подразделение у оплаченных заказов, то денежные средства останутся на расчетном счете того филиала, на которое был оформлен заказ изначально.
Блок Изменение подразделения вручную

  • Изменение подразделения вручную. В этом поле выбираем статусы заказов, у которых разрешаем изменять подразделение.
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение на изменение подразделения у оплаченных заказов.
Важно! Мы рекомендуем предоставлять доступ к изменению подразделения вручную только у заказов в статусе Отложен или Принят.

Имейте в виду, что если разрешаем менять подразделение у оплаченных заказов, то денежные средства останутся на расчетном счете того филиала, на которое был оформлен заказ изначально
Блок Редактировать акции

  • Редактировать акции. В этом поле выбираем статусы заказов, у которых разрешаем редактировать акции.
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение на редактирование акций у оплаченных заказов.
Блок Пробить фискальный чек

  • Пробить фискальный чек. В этом поле выбираем статусы заказов, на которые разрешаем пробивать фискальный чек ВРУЧНУЮ.
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем пробитие чека у оплаченных заказов.
Рекомендуем открывать доступ к заказам в статусе Выполнен

Открытие доступа подразумевает возможность ручного пробития фискального чека на заказ. Имейте в виду, что если чек уже был пробит, то при нажатии на кнопку "Пробить фискальный чек" заказ фискализируется заново! Если отмечен доступ к пробитию чека оплаченного онлайн, то бумажный чек не выйдет, так как при онлайн оплате все чеки уходят на электронную почту клиента.
Блоки Информация об онлайн оплате, Частичный возврат онлайн суммы и Редактирование ожидаемого времени приготовления.
Мы можем разрешить сотруднику данные действия с заказами.

Информация об онлайн оплате - разрешаем смотреть информацию об онлайн оплате

Частичный возврат онлайн суммы - Разрешаем оформлять частичный возврат суммы у заказов, оплаченных онлайн

Редактирование ожидаемого времени приготовления - разрешаем редактировать ожидаемое время приготовления заказов (необходимо, при опоздании кухни)
Блок Удаление готовых блюд в зале

  • Удаление блюд (зал). В этом поле выбираем статусы заказов, которым даем разрешение на удаление блюд
Блок Проведение компенсации

  • Проведение компенсации. В этом поле выбираем статусы заказов, у которых разрешаем проводить компенсацию через справочник заказов (не заходя в заказ)
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение на проведение компенсации у оплаченных заказов
Блок Оплата бонусами

  • Оплата бонусами. В этом поле выбираем статусы заказов, у которых разрешаем проводить оплату бонусами через справочник заказов (не заходя в заказ)
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение на списание/изменение бонусов у оплаченных заказов
Блок Оформление возврата отдельных блюд (Холодильник) — неактуален.


Блок Отправить заказ в такси

  • Заказы. В этом поле выбираем статусы заказов, на которые можем вызывать такси
  • Онлайн-оплата. При отметке галочкой, даем разрешение на отправку в такси уже оплаченных заказов

Отправить в такси можно только заказы оформленные на доставку оплаченные онлайн, поэтому галочку с онлайн-оплатой ставим обязательно.
Блоки Просмотр подарочных сертификатов, Информация о QR-кодах и Перевод оплаты по QR-коду в "Оплачено". Мы можем разрешить сотруднику данные действия с заказами.

Просмотр подарочных сертификатов - ни на что не влияет

Информация о QR-кодах - просмотр информации об оплате по QR коду

Перевод оплаты по QR-коду в "Оплачено" - разрешаем перевод оплаты ко QR коду из "Ожидает оплаты" в "Оплачено"
  • Турбо

    Теперь можно смело искать и редактировать заказы! Это не сложно😉
Понравился материал?
Goulash