Заказы

20 мин

Продолжительность урока

Заказы - это важное рабочее окно, которое предоставляет большое количество функций для взаимодействия с заказами. Используя фильтры для поиска, у нас есть возможность просмотреть все активные и завершенные заказы, заказы новых покупателей и постоянных покупателей, детальную информацию о каждом заказе, а также отслеживать статус заказа. Все эти функции делают управление заказами удобнее и понятнее.

Как найти заказ?

Для того, чтобы найти конкретный заказ или сразу несколько заказов сразу, нам необходимо перейти в раздел Заказы.

Конкретный заказ можно быстро найти по номеру заказа, по номеру телефона, либо по адресу.

Для того, чтобы найти заказ по номеру, нам необходимо ввести полный номер заказа (4 цифры) в соответствующее поле и нажать на кнопку Сформировать.

Для того, чтобы найти заказ по номеру телефона, нам нужно ввести номер телефона без 8 в нужное поле и также затем нажать на кнопку Сформировать.

Также мы можем найти заказ по адресу доставки. Для этого в поле Адрес доставки нам необходимо ввести адрес в формате: улица, номер дома (разделенные запятой).

Например: улица Менделеева, 6 ИЛИ Менделеева улица, 6.

Важно! Если нам необходимо найти заказ на сегодняшнюю дату или на будущие даты, необходимо отметить галочку в поле Текущая смена. Для поиска заказов за прошедший день указываем нужную дату в поле С/До.

У нас есть возможность индивидуально настроить отображение фильтров и полей в справочнике заказов. Подробная инструкция здесь.

Кроме того, в справочнике доступны подсказки по фильтрам и переключателям.

В нижней части этого раздела Заказы расположены основные кнопки: Сформировать и Выгрузить в Excel.

Справа расположена кнопка Очистить фильтр.

Фильтры и шаблон таблицы сохраняются за нами, независимо от того, закрывали ли мы страницу или заходили с другого браузера. Они будут сброшены автоматически только в том случае, если мы выйдем из учетной записи системы Гуляш. Чтобы сбросить фильтры вручную, используем кнопку Очистить фильтры.

Ниже находится сводная таблица всех заказов, которые будут отображены в зависимости от настроенных нами параметров.

Для удобства в первой колонке стоит Действие. При нажатии открываются всевозможные действия с заказом.

Оператор.
Показывать. Новых клиентов - выбираем, показывать их или нет. Возвратившихся клиентов - выбираем количество дней, за которое нужно отобразить возвратившихся клиентов.
Реклама. Выбираем типы рекламы. Чтобы выбрать тип, необходимо просто кликнуть на необходимый тип рекламы.

Пробит на. Добавляем пользователя, пробившего заказ.
Источник заказа. Также выбираем:

Промокод. При необходимости указываем промокод.

После внесения всех параметров нажимаем на Сохранить.

Важно! Для того, чтобы выгружать список гостей из заказов и загружать их как готовую базу для рассылок, необходимо, чтобы у пользователя, который будет формировать базу в шаблоне, был доступ к столбику id гостя.

Настройка фильтров отображения заказов

Для того, чтобы найти один конкретный заказ или несколько заказов по конкретным параметрам, мы можем воспользоваться фильтром отображения заказов. Для этого нам необходимо открыть раздел Заказы.

Подразделение. Отмечаем при необходимости либо Определить по ip, либо выбираем необходимое подразделение через кнопку Выбрать.

Текущая смена. Если нам необходимо найти заказ за сегодняшнюю смену, то просто проставляем галочку, а если нужно найти заказ за конкретную дату, то выставляем необходимую дату с/до.

Конкретный заказ проще всего найти по номеру заказа.

Чтобы найти заказ по номеру заказа, в поле Номер заказа вводим номер заказа целиком (4 цифры). При необходимости мы можем дополнительно указать Тип заказа и/или Тип скидки.

Указываем Дату приема заказа.

После указаниях всех необходимых параметром, нам необходимо нажать на Сформировать или Выгрузить в Excel, в зависимости от того, нужна ли нам отдельная скачанная таблица.

Если нам необходимо очистить введенные параметры, то есть кнопка справа Очистить фильтр. Шаблон таблицы сохраняется при заполнении, сбрасывается он только при выходе из учетной записи Системы Гуляш. Самостоятельно сбросить фильтры можно с помощью кнопки Очистить фильтры.

В нижней части страницы находится сводная таблица всех заказов, которые отображаются в зависимости от указанных параметров:

Для удобства первой колонкой стоит Действие. При нажатии открываются всевозможные действия, которые мы можем совершить с заказом. Например, просмотреть историю, редактировать заказ, вынести компенсацию и т. п.

Также есть возможность пробить заказ и назначить готовый заказ на курьера. После нажатия на кнопку Пробить и назначить на курьера, откроется окно со всеми заказами в статусе Готово. Мы выбираем нужные, которые тут же будут выделены желтым цветом. Далее мы выбираем нужного курьера из списка тех, которые находятся на подразделении, и нажимаем Пробить. После этого все выбранные заказы отображатся в зеленом цвете и появится галочка.

Режим маршрутизации

Маршрутизация – это система планирования приема и распределения заказов между курьерами и по маршрутам. Она помогает в режиме реального времени назначить точное время доставки заказа, а также координировать и распределять курьеров по рейсам и маршрутам.
Если мы проведем ползунок вправо на Режиме маршрутизации, откроется соответствующее окно.

Подразделение. Выбираем подразделение либо самостоятельно, либо отмечаем определять по iр.
Отключить синтез речи.
Статус. По умолчанию стоит Принят/Готов.

Далее нажимаем на Сформировать.

Далее отобразится сводная таблица по заданным параметрам:

Готовы в рейс: будет отображен список курьеров, которых мы можем выбрать для построения маршрутизации.
В приведенной ниже таблице будет вся доступная необходимая информация по рейсам доставки.

Сформировать маршруты водителям. При нажатии на данную кнопку мы может выбрать конкретного курьера, затем вносим его имя и указывает через какое количество времени курьер вернется на подразделение. Кликаем Рассчитать.

Также в таблице имеются несколько кликабельных кнопок. Например, нажав на Маршрут в столбце Рейсы мы можем увидеть построение маршрута на карте.

Кликнув на Действия в столбце Действия нам откроется список доступных действий с заказом.

Кликнув на Адрес доставки, нам откроется карта с отметкой места доставки.
Кликнув на имя гостя, нам перекинет в карточку гостя.

Кликнув на скидку в столбце Сумма скидки, нам откроется детальная информация по предоставленной гостю скидке.

Кликнув на Подразделение, нам откроется карта с отметкой местоположения подразделения.

Взаимодействия с заказами.

1. Просмотреть историю. Чтобы просмотреть историю заказа, нам необходимо кликнуть на Действие в первом столбе и выбрать Просмотреть историю.

Далее откроется окно, в котором будет информация про заказ: когда принят, приготовлен, выполнен или отменен. Чтобы просмотреть детальную информацию по действию, необходимо кликнуть на Открыть.

2. Редактирование заказа. Найдя необходимый заказ в сводной таблице заказов, которая отобразится в зависимости от установленных параметров и фильтров, у нас есть возможность его отредактировать, кликнув на Действие в столбце Действия.

После открытия окна редактирования, мы может изменить все необходимые параметры и сохранить, нажав на кнопку Сохранить заказ, или нажать на кнопку Отменить изменения. В таком случае изменения не сохранятся.

3. Оформить возврат. Чтобы оформить возврат, необходимо кликнуть на Действие в столбце Действия и выбрать Оформить возврат.

После нажатия на Оформить возврат откроется данное окно, в которое нам нужно прописать Причину возврата, а затем нажать кнопку Сохранить.

4. Отменить заказ. Для того, чтобы отменить заказ, нам необходимо нажать на Действие в столбце Действия и кликнуть на Отменить заказ.

После этого откроется окно, в котором нам необходимо указать причину отказа и комментарий. Затем нажимаем на Сохранить или Отмена, если отменять заказ всё-таки не будем.

Вся информация по отмененному заказу будет находится в разделе Отчет по неоформленным заказам, который находится в разделе Гости.

5. Оформить скидку. Для того, чтобы оформить скидку, нам необходимо нажать на Действие в столбце Действия и кликнуть на Оформить скидку.

После того, как мы нажмем на эту кнопку, отобразится данное окно.

Кликаем на один из двух вариантов.

Рассчитать скидку вручную:

Указываем необходимые параметры:

Тип скидки. Выбираем тот тип скидки, который нам необходим: Скидка на текущий заказ, Скидка на следующий заказ или Зачислить на бонусную карту.

Скидка. Также выбираем нужный вариант. Можем выбрать Без скидки или Скидка сотруднику (20%).

Причины. Указываем Опоздание на заказ.

Причина скидки. Здесь мы можем подробно расписать причину, по которой была проведена скидка.

Способ расчета. Выбираем Безналичный расчет или Наличный расчет. Затем нажимаем Сохранить.

Если мы выбираем Рассчитать скидку автоматически, то система Гуляш автоматически рассчитает скидку.

6. Распечатать как А4. Для того, чтобы оформить скидку, нам необходимо нажать на Действие в столбце Действия и кликнуть на Распечатать как А4.

После нажатия откроется окно и мы сможем распечатать подробную информацию по заказу.

7. Изменить подразделение. Для того, чтобы оформить скидку, нам необходимо нажать на Действие в столбце Действия и кликнуть на Изменить подразделение.

Откроется окно, в котором мы можем изменить подразделение, выбрав подходящее из выпадающего списка. После изменения подразделения нажимаем Сохранить.

8. Указать время опоздания и отправить СМС. Для того, чтобы оформить скидку, нам необходимо нажать на Действие в столбце Действия и кликнуть на Указать время опоздания и отправить СМС.

В открывшемся окне вносим необходимую информацию:

Шаблон смс сообщения. Выбираем необходимый шаблон сообщения.
Время опоздания (количество минут). Вносим время, на которое задерживается заказ.

После этого нажимаем на кнопку Отправить смс.

9. Отправить СМС. Для того, чтобы оформить скидку, нам необходимо нажать на Действие в столбце Действия и кликнуть на Отправить СМС.

В открывшемся окне заполняем Номер телефона и Текст сообщения.

После нажимаем на кнопку Сохранить.

10. Распечатать бланк. Для того, чтобы оформить скидку, нам необходимо нажать на Действие в столбце Действия и кликнуть на Распечатать бланк.

11. Редактировать внутренний комментарий. Для того, чтобы оформить скидку, нам необходимо нажать на Действие в столбце Действия и кликнуть на Редактировать внутренний комментарий.

Вносим новый комментарий и нажимаем на Сохранить

12. Отправить электронный чек. Для того, чтобы отправить чек, нам необходимо нажать на Действие в столбце Действия и кликнуть на Отправить электронный чек.

Вносим адрес электронной почты и нажимаем на Отправить электронный чек.

Таблица во вкладке Заказы

Рассмотрим каждый столбик детальнее.
1. Действия. Рассмотрели его работу в информации выше.
2. Адрес доставки. В данной столбце представлена подробная информация об адресе, куда доставляется заказ. Чтобы посмотреть адрес на карте достаточно кликнуть на адрес.
3. Гость. Здесь представлена информация о госте. Если кликнуть на имя гостя, то откроется детальная информация по гостю - Карточка гостя.

Дата и время доставки. В столбце указана дата и время доставки, чтобы увидеть подробную информацию необходимо нажать на маленькие синие часики :

5. История. Чтобы увидеть детальную информацию по истории заказа, необходимо кликнуть на данный столбец. Отобразится информация по дате, фио исполнителя, действию и статусу.

Если кликнуть по Открыть, отобразится детальная информация по действию.

6. К оплате. В данном столбце будет показана сумма, которую необходимо заплатить за заказ.
7. Выданная компенсация. В данном столбце будет указана сумма, которая была выдана в качестве компенсации за причиненные неудобства.
8. Начислено баллов. В данном столбце будет отображена сумма начисленных баллов.
9. Номер заказа. В данном столбце указан номер заказа.
10. Фактическое время опоздания от обещанного времени.
11. Фактическое время опоздания курьера. В данном столбце указано время, на которое опоздал курьер.
12. Тип скидки. В данном столбце указан тип скидки.
13. Тип заказа. В данном столбце указан тип заказа. Он может быть С собой или Доставка - 0%.

14. Сумма скидки. В данном столбце отображается сумма скидки на заказ.
15. Сумма заказа. В данном столбце показана сумма заказа.

16. Тип оплаты. В данном столбце указывается информация о типе оплаты. Тип оплаты может быть нал или безнал.

17. Подразделение. В данном столбце указывается подразделение, где был приготовлен заказ.

18. Применённая компенсация. Показывается тип компенсации, которая была применена к заказу.
19. Причина скидки. В столбце указана причина, по которой была применена скидка.

Самая нижняя строка в таблице, которая выделена красным цветом, показывает сумму всех данных по каждому столбцу в таблице:

Режим форс-мажор

Включить режим Форс-мажор мы может на вкладке Заказы в верхней части экрана. Кликаем на ползунок, чтобы он был передвинут вправо и тем самым включаем режим.

Если он включен, у нас появляется возможность самостоятельно переводить заказы в статус Готово и пробивать маршруты на курьеров.

Для того, чтобы перевести заказ в статус Готово, необходимо найти заказ в сводной таблице по заказам и нажать на Пробить.

Для того, чтобы Пробить заказ на курьера, нам необходимо выбрать нужные заказы заказы. Если заказ один, то его можно найти по номеру, если несколько - сформировать в таблице. Нажимаем Пробить и назначить на курьера.

Появляется окно со всеми заказами в статусе Готово.

Затем мы выбираем нужные заказы, которые подсвечиваются оранжевым цветом.

Из выпадающего списка выбираем нужного курьера из списка тех, кто находится на подразделении и нажимаем Пробить.

Если все прошло успешно, пробитые заказы будут подсвечены зеленым цветом и рядом с номером заказа появится галочка.

После пробития заказа мы можем либо просто закрыть окно, либо пробить заказы на другого курьера.

Важно! Если все курьеры в рейсе, пробить заказ не получится, появится следующее окно.

Чтобы избежать данной ошибки, можно поставить нужного курьера на подразделение через Дашборд.

Находим Курьеры текущей смены.

Указываем ФИО, Место, Имя курьера и На подразделении, после нажимаем на Добавить.

Важно! Настройка работает только на новый рейс, а поменять курьера или добавить курьеру заказ в рейс все так же через оператора колл-центра.

Турбо

На этом все!