Настройка, трудоустройство и выплата зарплаты самозанятым

7 мин

Продолжительность урока

Процесс взаимодействия с самозанятыми курьерами включает несколько ключевых этапов: настройка сотрудничества в системе, трудоустройство, ведение графика, создание табеля, выплаты и подтверждение актом.
Ниже описаны основные шаги, которые помогут эффективно наладить это взаимодействие.

Мы рекомендуем следующие роли в Гуляш:

Настройка сотрудничества: владелец бизнеса
Трудоустройство: администратор
Ведение графика: администратор
Создание табеля: бухгалтер по зарплате
Выплата: бухгалтер расчетного счета
Подтверждение чеком: финансовый контролер

Шаг 1. Настройка зарплаты в системе

Для начала работы с самозанятыми курьерами необходимо правильно настроить систему расчета заработной платы. В системе Гуляш это называется типы сотрудничества. Это нужно для гибкости зарплатообразования. Так как рынок и мотивация сотрудников службы доставки часто меняется.

Для того чтобы узнать какие настройки есть и как их настроить мы написали инструкцию Настройка зарплаты курьерам.

Шаг 2. Трудоустройство

Процесс трудоустройства состоит из нескольких этапов:

Регистрация самозанятости:

Это можно сделать через специальный портал или мобильное приложение. Кандидат это делает самостоятельно. Это нужно, чтобы сотрудник сам оплачивал налог с начислений.

Предоставление реквизитов

Кандидат предоставляет администратору свои банковские реквизиты для получения выплат. По этим реквизитам будут производиться перечисления сотруднику.

Заключение договора:

Администратор помогает заключить договор, который регулирует отношения между компанией и самозанятым курьером. В нем будет указана материальная мотивация: условия труда и ставки, а также порядок начисления премий.

Сканирование документов

Администратор собирает и сканирует все документы. Эти данные будут храниться в системе Гуляш, что позволит в любое время просматривать их и решать кадровые или законодательные вопросы, связанные с этими документами.

Создание учетной записи в системе Гуляш

Учетная запись - это реестр, хранящий всю необходимую информацию по каждому сотруднику. Для создание нового пользователя переходим: Пользователи > Добавить пользователя.

Администратор заполняет все необходимые поля во вкладке “Операции”:

Биометрия: настраивает отпечатки пальцев для биосмарта или штрих-кода
Самозанятый: прикрепляет счет и договор, а также информацию о контрагенте
Документы: загружает паспорт, анкету и водительское удостоверение
Условия сотрудничества: указывает тип сотрудничества и необходимые документы

Подробно здесь.

Важно! Если не настроить отпечатки пальцев или штрих-код, сотрудник не сможет отметить начало рабочей смены в системе Гуляш. Также, если не будут указаны все реквизиты во вкладке "Самозанятый", Гуляш не сможет правильно сформировать платежную ведомость для выплаты.

Установка мобильного приложения для курьеров

Курьер устанавливает приложение "Сотрудник СУ". С помощью этого приложения курьеры могут:

Брать слоты для работы
Принимать заказы
Просматривать маршруты доставки
Ознакомливаться с рейтингами и отзывами
Проверять свои начисления

Ссылки для скачивания:
для IOS
для android

Предоставление доступа:

Администратор предоставляет курьеру логин и пароль, указанные при заполнении информации в системе Гуляш. С помощью этого логина и пароля сотрудник доставки будет заходить в Гуляш и приложение Сотрудник СУ.

Шаг 3. Ведение графика

На основе Графика работы формируется табель учета рабочего времени и рассчитываются суммы оплаты.

Поставить сотрудника в график можно через Работа сотрудников > График работы и нажав на поле с пустой ячейкой.

Подробную информацию об учете рабочих часов и графике работы можно найти в этой статье

Проверка актов списания:

В день выдачи заработной платы необходимо проверить, что все акты списания находятся в статусе «Бухгалтерия». Это подтверждает, что система Гуляш учла списание и учтет его при расчете вычета из зарплаты. Убедитесь в этом перед формированием платежной ведомости.

Для проверки переходим в Товароборот > Отчет по списаниям

Шаг 3. Корректировка табеля

На этом этапе необходимо скорректировать табель учета рабочего времени. Эти данные будут использоваться в платежной ведомости, поэтому важно быть особенно внимательным.

Убедитесь, что информация о часах работы, премиях и удержаниях актуальна и правильна.

Для этого проходим путь: Учет выручки > Отчет по водителю.

В этом отчете можно убрать дополнительные фильтры, установив соответствующие чекбоксы в поле Скрыть поля.

После проверки премий, надбавок и удержаний можно переходить к следующему шагу.

Как сделать перерасчет заработной платы, в случае ошибки

Также через Отчет по водителям мы можем исправить отработанные часы курьеров, если заметим, что они учтены неверно. Перерасчет можно выполнить только за три предыдущих дня, используя кнопку Пересчитать ЗП.

Если нужно произвести корректировку выплат за более длительный срок, это можно сделать только путем выписывания премии.
Как настраивать и выплачивать премию, рассказываем здесь.

Шаг 4. Проверка выплат.

Перед формированием задолженности нужно убедиться, что у курьеров нет долгов перед рестораном. Гуляш не позволит сформировать ведомость, так как система должна забрать деньги и вложить их, а это невозможно). Поэтому, если у курьера отрицательный баланс по зарплате, необходимо выписать премию на эту сумму, а затем удержать ее.

Проверяем через следующий путь: Учет выручки > Расчет водителей за смену.

Далее. Переходим в настройки выставляем подразделение и период, чтобы захватить день последней оплаты.

Обязательно ставим галочку Самозанятый. Нажимаем Загрузить отчет.

Проверяем, чтобы у всех сотрудников сумма к выплате была положительная.

Да, в примере сумма к выплате положительная, поэтому мы можем переходить к выгрузке ведомости.

Шаг 5. Создание и проверка платежных ведомостей в Гуляш

Сначала нужно создать платежную ведомость в системе Гуляш.
Для этого следуйте: Зарплата > Загрузить зарплатные ведомости.

Заполните все поля и выберите период оплаты. Обязательно отметьте галочку "Ведомость для курьеров" и укажите ответственного. После этого нажмите кнопку Загрузить.

Заполняем подразделение и период. Нажимаем Загрузить.

Проверяем и нажимаем ОК.

Получаем уведомление Ведомость успешно сохранена.

Теперь переходим к готовой ведомости.
Зарплата > Загруженные зарплатные ведомости. Нажимаем Загрузить.

Ждем загрузку.

В правой части окна нажмите на Действие и выберите опцию "Перевести в статус Новый".

В появившемся окне подтверждения нажимаем кнопку "ОК".

Готово!

Но может появиться такая ошибка. Это значит эта часть подразумевает выплату наличными.

Это значит, что нужно внести данные о расходах наличкой.

Важно! Для этого должен уже быть создан контрагент Зарплата нал. Чтобы узнать больше о настройке контрагентов, перейдите по этой ссылке.

Переходим в Учет расходов > Внесение данных о расходах наличкой.

Настройте следующие параметры: выберите подразделение, укажите название контрагента и выберите дату платежа. Также введите название.

Выберите тип платежа: наличные. Укажите период и необходимую сумму. Нажмите кнопку Создать.

Снова нажмите на кнопку Перевести в статус Новый. Убедитесь, что статус изменился с "Создан" на "Новый".

Нажмите на кнопку Разрешить выдачу денег (она будет вместо перевести в статус Новый), чтобы подтвердить действие.

В поле "Разрешение на выдачу денег" изменится значение на "Да". Теперь вы сможете произвести выплату наличными через Биосмарт.

Готово!

Шаг 6. Выплаты

Выдача денег наличными через Биосмарт/сканер штрих кодов

Это выплата осуществляется путем прикладывания пальца/скана штрихкода и получения наличных.

Чтобы выдать зарплату, заходим в Зарплата > Выдать заработную плату.

Откроется окно, в котором необходимо отсканировать штрих код/отпечаток через биосмарт.

После сканирования, появится таблица, нажимаем на “Выдать”

Откроется окно с расчетом заработной платы сотрудника. Выдаем сумму из столбца “Итого ЗП”.

После выдачи зарплаты необходимо еще раз отсканировать штрих-код или отпечаток пальца через биосмарт.

На экране появится таблица «Зарплата выдана».

При повторном переходе в раздел зарплаты пользователя будет видно, когда и кем была выдана зарплата.

Чтобы узнать, кто получил зарплату, а кто нет, зайдите в раздел Зарплата > Загруженные зарплатные ведомости и откройте нужную ведомость, нажав на период.

У тех, кто получил зарплату, в столбце «Роспись в получении» будет указано «ДА», а у тех, кто не получил — «НЕТ».

Оплата через расчетный счет

Эта выплата осуществляется путем перевода средств с баланса предприятия на баланс сотрудника. Баланс в данном случае — это расчетный счет.

Чтобы провести такую операцию, сначала нужно создать платежное поручение. Это документ, который подтверждает наше обязательство оплатить указанную сумму банку.

Для этого перейдите в Учет расходов > Создание платежного поручения.

Заполните все необходимые поля и нажмите кнопку Сохранить.

Затем перейдите в раздел Отчет по платежным поручениям. \
Установите фильтры:

подразделение,
контрагент «Самозанятые курьеры»
статус «Подписан».

Нажмите кнопку Поиск.

Установите галочки напротив тех, кому нужно произвести оплату. При необходимости измените расчетный счет банка, с которого будете оплачивать. Затем нажмите кнопку «Выгрузить выбранные платежные поручения».

Начнется скачивание файла в формате txt, который нужно будет загрузить в личный кабинет банка.

Подписание операций и отправка денег через личный кабинет банка

Зайдите в личный кабинет вашего банка, чтобы управлять финансовыми операциями.
Загрузите скачанный файл в формате txt в кабинет банка.
Перейдите в раздел «На подпись» и подпишите все операции, связанные с выплатой зарплаты. Это подтвердит ваше согласие на проведение транзакций.

После подписания все операции будут обработаны, и деньги переведутся с вашего счета на счета сотрудников. Убедитесь, что все суммы и реквизиты указаны правильно, чтобы избежать ошибок.

Загрузка ведомостей в СУ:

Скачайте выписки из личного кабинета банка в систему Гуляш. Это необходимо, чтобы ведомости перешли в статус «Оплачен». Подробности вы можете найти здесь.

Шаг 7. Подтверждение выплат через чек.

Процесс подтверждения оплат для самозанятых курьеров

После первой выплаты самозанятые курьеры продолжают получать оплату за свои услуги, но с некоторыми изменениями в процессе. Все последующие выплаты подтверждаются через чеки, что обеспечивает прозрачность и легальность финансовых операций.

Подготовка к выплате

- Формирование чека оказания услуг: За день до следующей выплаты курьер должен сформировать чек, подтверждающий произведенную оплату. Этот чек является важным документом, который подтверждает выполнение работы и служит основанием для расчета заработной платы.

Отправка чека

- Направление чека работодателю: Курьер формирует чек и отправляет его работодателю. Важно следить за тем, чтобы чек был корректным и содержал все необходимые данные, такие как сумма, дата и описание услуг. Использование бота упрощает этот процесс.

Подтверждение выплаты

Проверка статуса чека:
Статус чека нужно проверить через вкладку Отчет по платежным поручениям.

Настраиваем период и выбираем статус Загружен. И нажимаем на кнопку Поиск.

Откройте информацию о платеже и сравните её с данными в чеке. Для этого нажмите на значок лупы колесиком мыши, чтобы открыть информацию в новой вкладке.

Если все верно, нажмите Подтвердить чек в окне операции.
Если информация в чеке неверна, нажмите Отказать чек и запросите новый корректный чек.

Важно! Выплата за следующий период осуществляется только после проверки данных по чеку и его подтверждения.

Турбо

Не простая тема, но мы справились.

Понравился материал?

Понравилось?

Переходим к следующей теме!

Goulash