Общие понятия. Построение системы ЭДО.
13 мин
Продолжительность урока
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по защищенным каналам связи. Такие документы обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам, так как подписаны электронными подписями (ЭП). ЭДО позволяет дистанционно обмениваться юридически значимыми документами как внутри организации, так и с внешними структурами: контрагентами и госорганами.
Главное преимущество ЭДО - автоматизация процессов. Нет необходимости печатать и следовательно хранить документацию. Это позволяет полностью перенести работу с первичной документацией в цифровую среду. Что в свою очередь существенно сокращает время доставки документации, а так же снижает нагрузку на менеджера филиала.
ЭДО осуществляется на основе определенных международными стандартами регламентов передачи сообщений определенного формата. Эти стандартизированные форматы сообщений для отражения в ЭДО всей цепочки поставки получили название - модель EDI. Ведут электронный документооборот в специальных сервисах — системах ЭДО, доступ к которым дают компании провайдеры - операторы ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. В Гуляше настроено взаимодействие с оператором SabyDocs (СБИС).
Процесс ЭДО можно сравнить с электронной почтой. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.
Главное преимущество ЭДО - автоматизация процессов. Нет необходимости печатать и следовательно хранить документацию. Это позволяет полностью перенести работу с первичной документацией в цифровую среду. Что в свою очередь существенно сокращает время доставки документации, а так же снижает нагрузку на менеджера филиала.
ЭДО осуществляется на основе определенных международными стандартами регламентов передачи сообщений определенного формата. Эти стандартизированные форматы сообщений для отражения в ЭДО всей цепочки поставки получили название - модель EDI. Ведут электронный документооборот в специальных сервисах — системах ЭДО, доступ к которым дают компании провайдеры - операторы ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. В Гуляше настроено взаимодействие с оператором SabyDocs (СБИС).
Процесс ЭДО можно сравнить с электронной почтой. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.
Основные понятия
1. Электронные документы.
Электронные документы - это цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров и сети интернет. По своей юридической значимости электронный документ ничем не отличается от бумажного, но является юридически значимым только в виде файла на компьютере или в системе ЭДО. У электронного документа тоже есть реквизиты, а юридическую силу он получает только после подписания электронной подписью. Эти подписи подтверждают, что документы юридически значимы, а сделки — законны.
Электронные документы - это цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров и сети интернет. По своей юридической значимости электронный документ ничем не отличается от бумажного, но является юридически значимым только в виде файла на компьютере или в системе ЭДО. У электронного документа тоже есть реквизиты, а юридическую силу он получает только после подписания электронной подписью. Эти подписи подтверждают, что документы юридически значимы, а сделки — законны.
Электронный документооборот делят на два основных вида: внутренний и внешний. Внутренний ЭДО — это оборот внутри организации, внешний — это когда документы отправляют кому-то вне компании.
Внутренний ЭДО.
Предназначен для работы с документами внутри компании. Например, для обмена отчётами, договорами и другими документами, которые не требуют подключения внешних сторон. Внутренний оборот не регулируется законодательством, поэтому каждая компания устанавливает свои правила обмена документами.
Внешний ЭДО.
Это процесс обмена документами при взаимодействии с внешними структурами — партнёрами, клиентами или государственными органами.
С помощью внешнего ЭДО обмениваются счетами-фактурами, договорами с поставщиками, налоговой и бухгалтерской отчётностью.
При внешнем ЭДО, кроме правил компании, нужно соблюдать установленные контрагентами правила составления документов и обязательные требования законодательства.
Внутренний ЭДО.
Предназначен для работы с документами внутри компании. Например, для обмена отчётами, договорами и другими документами, которые не требуют подключения внешних сторон. Внутренний оборот не регулируется законодательством, поэтому каждая компания устанавливает свои правила обмена документами.
Внешний ЭДО.
Это процесс обмена документами при взаимодействии с внешними структурами — партнёрами, клиентами или государственными органами.
С помощью внешнего ЭДО обмениваются счетами-фактурами, договорами с поставщиками, налоговой и бухгалтерской отчётностью.
При внешнем ЭДО, кроме правил компании, нужно соблюдать установленные контрагентами правила составления документов и обязательные требования законодательства.
2. Электронная (цифровая) подпись (ЭП, ранее ЭЦП).
Электронная подпись - это аналог рукописной подписи. Она выполняет ту же функцию — обеспечивает юридическую значимость для документов. Только подписывают с помощью ЭП документы не бумажные, а электронные. Электронная подпись представляет из себя совокупность криптографических алгоритмов, по сути это цифровой код, который прикрепляют к документу. Подпись связывается как с автором, так и с самим документом криптографическими методами и не может быть подделана путем обычного копирования. Выделяют три вида электронных подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. У всех них разный уровень защиты и юридической значимости.
Простая электронная подпись.
Простая ЭП — это логин/пароль или код из СМС, которые вы вводите для авторизации подтверждая свою личность. Простая электронная подпись имеет юридическую силу при оказании страховых, государственных и муниципальных услуг, а также если участники документооборота договорятся о ее признании.
Неквалифицированная электронная подпись.
Неквалифицированная ЭП — это зашифрованная комбинация символов, которая подтверждает личность пользователя и позволяет обнаружить внесение изменений в документ после его подписания. Оформляется самостоятельно или в удостоверяющем центре. Документ, подписанный неквалифицированной ЭП, получает юридическую значимость, если имеется указание закона или достигнута договоренность между сторонами о признании таковой.
Квалифицированная электронная подпись.
Самая защищенная подпись, обладающая теми же возможностями, что и неквалифицированная. В отличие от нее, квалифицированная подпись создается с использованием средств криптографии. Выдается только в удостоверяющих центрах. Любой документ, который законом не запрещено оформлять в электронном виде, можно подписывать квалифицированной электронной подписью. Он будет иметь полную юридическую силу.
Простая ЭП — это логин/пароль или код из СМС, которые вы вводите для авторизации подтверждая свою личность. Простая электронная подпись имеет юридическую силу при оказании страховых, государственных и муниципальных услуг, а также если участники документооборота договорятся о ее признании.
Неквалифицированная электронная подпись.
Неквалифицированная ЭП — это зашифрованная комбинация символов, которая подтверждает личность пользователя и позволяет обнаружить внесение изменений в документ после его подписания. Оформляется самостоятельно или в удостоверяющем центре. Документ, подписанный неквалифицированной ЭП, получает юридическую значимость, если имеется указание закона или достигнута договоренность между сторонами о признании таковой.
Квалифицированная электронная подпись.
Самая защищенная подпись, обладающая теми же возможностями, что и неквалифицированная. В отличие от нее, квалифицированная подпись создается с использованием средств криптографии. Выдается только в удостоверяющих центрах. Любой документ, который законом не запрещено оформлять в электронном виде, можно подписывать квалифицированной электронной подписью. Он будет иметь полную юридическую силу.
3. Стороны ЭДО.
В обмен юридически значимыми электронными документами вовлечено четыре стороны:
В обмен юридически значимыми электронными документами вовлечено четыре стороны:
- Участники ЭДО — организации и предприниматели, которые обмениваются документами.
- Удостоверяющий центр — компания, которая имеет право выдавать электронные подписи.
- Оператор ЭДО — компания, которая разрабатывает и поддерживает систему ЭДО.
- Госорганы — ведомства, которые выдают аккредитации и контролируют работу операторов. Это ФНС И МинЦифры.
4. Операторы ЭДО.
Оператор электронного документооборота — это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме с использованием электронной подписи. Говоря проще, операторы ЭДО —это компании, которые предоставляют услуги по обмену электронными документами между различными участниками бизнес-процессов. Они создают и обслуживают специальные сервисы (системы ЭДО), которые помогают отправлять и получать электронные документы.
Оператор ЭДО должен иметь статус доверенного. Для этого нужно соблюсти определенные требования ФНС по безопасности и надежности обработки данных, а так же получить паспорт доверенного оператора. Операторы ЭДО обязаны предварительно получить лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а так же предоставление услуг связи.
Функции операторов ЭДО:
Оператор электронного документооборота — это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме с использованием электронной подписи. Говоря проще, операторы ЭДО —это компании, которые предоставляют услуги по обмену электронными документами между различными участниками бизнес-процессов. Они создают и обслуживают специальные сервисы (системы ЭДО), которые помогают отправлять и получать электронные документы.
Оператор ЭДО должен иметь статус доверенного. Для этого нужно соблюсти определенные требования ФНС по безопасности и надежности обработки данных, а так же получить паспорт доверенного оператора. Операторы ЭДО обязаны предварительно получить лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а так же предоставление услуг связи.
Функции операторов ЭДО:
- проверяет каждого нового абонента, который регистрируется в его системе. Таким образом оператор обеспечивает достоверность информации обо всех юр. лицах, подключенных к системе ЭДО.
- сохраняет историю изменений всех документов, фиксируя как действия покупателя, так и действия продавца. В случае спорных ситуаций решающим является свидетельство оператора.
- хранит электронные документы согласно требованиям законодательства. Так, счет-фактура должен храниться 5 лет.
- поддерживает пользователя на всех этапах перехода его организации на ЭДО.
5. Системы ЭДО.
Система электронного документооборота — это совокупность программных средств, которые необходимы для организации безбумажного обмена документами с контрагентами. Она помогает перевести в онлайн их создание, подписание, отправку, получение и хранение.
Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность. С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.
Базовые возможности систем ЭДО включают опции:
В качестве системы ЭДО в Гуляше используется система СБИС, которая на данный момент переименована в Saby Docs. Для реализации возможности оправки заявки в системе настроен протоколы СБИС.edi
Каждая система ЭДО работает изолированно. Для обеспечения работы с разными операторами и системами ЭДО используется технология роуминга. Это технология обмена юридически значимыми электронными документами между разными операторами электронного документооборота, которая позволяет произвести обмен если между парой операторов есть заранее налаженная связь.
Система электронного документооборота — это совокупность программных средств, которые необходимы для организации безбумажного обмена документами с контрагентами. Она помогает перевести в онлайн их создание, подписание, отправку, получение и хранение.
Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность. С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.
Базовые возможности систем ЭДО включают опции:
- создание и загрузка документов с компьютера;
- согласование, подписание;
- отправка и получение;
- настраиваемые шаблоны;
- хранение информации о действиях с файлом;
- поиск по ключевым словам;
- автоматизированные маршруты движения;
- разграничение доступа пользователей.
В качестве системы ЭДО в Гуляше используется система СБИС, которая на данный момент переименована в Saby Docs. Для реализации возможности оправки заявки в системе настроен протоколы СБИС.edi
Каждая система ЭДО работает изолированно. Для обеспечения работы с разными операторами и системами ЭДО используется технология роуминга. Это технология обмена юридически значимыми электронными документами между разными операторами электронного документооборота, которая позволяет произвести обмен если между парой операторов есть заранее налаженная связь.
7. EDI.
Система EDI-сообщений дает возможность передавать информацию между контрагентами в электронном формате и позволяет отправлять и принимать любые финансовые и коммерческие данные. По сути это контрольные точки процесса коммуникации между торговой сетью и поставщиком. Цепочка EDI позволяет работать с электронными стандартизированными сообщениями. В них можно передавать уведомления и информацию: каталоги, прайс-листы, сопроводительные документы.
Зачастую в электронном документообороте в ритейле используется стандартная цепочка из пяти EDI-сообщений и двух электронных юридически значимых документов.
Система EDI-сообщений дает возможность передавать информацию между контрагентами в электронном формате и позволяет отправлять и принимать любые финансовые и коммерческие данные. По сути это контрольные точки процесса коммуникации между торговой сетью и поставщиком. Цепочка EDI позволяет работать с электронными стандартизированными сообщениями. В них можно передавать уведомления и информацию: каталоги, прайс-листы, сопроводительные документы.
Зачастую в электронном документообороте в ритейле используется стандартная цепочка из пяти EDI-сообщений и двух электронных юридически значимых документов.
- ORDERS — это EDI-сообщение, которое используют почти все торговые предприятия. Оно содержит запрос на поставку запланированного количества товара.
- ORDRSP — это EDI-сообщение, необходимое для подтверждения поставки товара B2B покупателю. EDI-оператор фиксирует подтверждение и помогает в случае решения спорных вопросов оперативно найти информацию о дате, времени поставки и комплектации заказа. Через эту форму поставщик может внести поправки, уведомить о полном или частичном отказе от товара, подтвердить поставку в полном объеме.
- DESADV — это EDI-сообщение подтверждает отгрузку товара со склада контрагента. В нем указывается, какая продукция и в каком объеме отгружена со склада в торговую сеть. Формируется на основе ORDERS и по логике следует после ORDRSP. При прибытии товара приемщик не тратит время на заполнение накладной — у него уже есть уведомление DESADV и все, что требуется, — сверить фактически прибывший товар со списком.
- RECADV — это EDI-сообщение с полной информацией о фактически принятом товаре. Получив RECADV, бухгалтер поставщика сверяет его со счетом и если все совпадает, то выставляет платежный документ контрагенту.
- INVOIC — это EDI-сообщение позволяет поставщику сформировать для клиента счет-фактуру и другие закрывающие документы с учетом всех расходов и рассчитанным НДС. Этот вид EDI-сообщения логично завершает цикл, учитывая, что все предыдущие этапы были зафиксированы в системе.
- PRICAT — это EDI-сообщение не входит в стандартную цепочку, но зачастую поставщики дополняют ее этим сообщением. По сути это прайс-лист с перечнем товаров, их характеристиками и ценами.
- Электронный счёт фактура - это формализованный документ, который можно формировать и передавать только в системе документооборота в формате, определенном ФНС. Электронный счет-фактура в обязательном порядке регистрируется в книгах покупок и продаж, журналах учета.
- Товарная накладная (ТОРГ-12) - помогает оформлять передачу товарно-материальных ценностей между торговой сетью и поставщиком. Состоит из двух файлов, один из которых формируется покупателем, а другой — продавцом.
- Универсальный передаточный документ (УПД) - объединяет информацию из счета-фактуры и документа первичного учета. С его помощью можно оформить поставку товаров, услуг или работ. УПД используют в качестве первичного документа либо как комбинацию счета-фактуры и первичного документа. Также можно использовать в случае, если компания не платит НДС, а товары подлежат прослеживаемости.
- ТурбоВперед! Переходим к подготовке к работе в сервисе SabyDocs (СБИС).
Понравился материал?
Goulash