Работа с накладными в Гуляше. Бот накладных.
10 мин
Продолжительность урока
Телеграмм бот для приёма накладных — это собственный программный комплекс разработанный на основе месcенджера Telegram. Данный бот используется для приёма накладных от большинства контрагентов и дальнейшем отправлении этих накладных в системы ЭДО. В этой статье будут описаны основные функции бота: что он умеет и как им пользоваться.
Алгоритм приёма накладных по ЭДО.
1. В вашей компании товар принимают вручную по бумажной накладной.
2. Ваша компания принимает товар по ЭДО.
- если накладной нет, то просим поставщика отправить накладную и ждем когда она появится. Пока не будет накладной, невозможно запустить реализацию принятого товара,
- если накладной нет, и поставщик не может прислать ее по ЭДО, то заводим накладную из заявки в боте накладных или вручную.
3. Подпись УПД.
- Если ваш ресторан не работает по ЭДО, то заводим накладную в боте накладных или в Гуляше вручную..
2. Ваша компания принимает товар по ЭДО.
- Если поставщик работает по ЭДО, то заводим накладную в боте накладных или в Гуляше в разделе Электронные накладные,
- если накладной нет, то просим поставщика отправить накладную и ждем когда она появится. Пока не будет накладной, невозможно запустить реализацию принятого товара,
- если накладной нет, и поставщик не может прислать ее по ЭДО, то заводим накладную из заявки в боте накладных или вручную.
- Если поставщик не работает по ЭДО, то заводим накладную в боте накладных или в Гуляше вручную.
3. Подпись УПД.
- Переходим в накладную по ссылке из бота накладных или находим накладную в Гуляше в Отчете по приходным накладным, проверяем её и подписываем,
- Если накладную завели вручную или из заявки, то работаем как раньше, принимая товар по бумаге.
Создание бота для внесения накладных
Для того, чтобы вносить накладные в Гуляш через группу-бота, необходимо её создать. Если у вас несколько подразделений, то на каждое необходимо создать группу-бота.
Шаг 1.
Создаем группу в Телеграмм.
Добавляем в неё сотрудников, которые отвечают за внесение накладных, а так же вашего бота, который привязан к системе. Его создавали при переходе на Гуляш в формате @name_goulash_bot, где вместо name - название вашей компании.
У бота обязательно должен быть доступ к чтению сообщений (настраивается владельцем бота в @botfather командой /setprivacy – @name_goulash_bot– Disable)
Для удобства можно в названии группы указать наименование филиала
Шаг 1.
Создаем группу в Телеграмм.
Добавляем в неё сотрудников, которые отвечают за внесение накладных, а так же вашего бота, который привязан к системе. Его создавали при переходе на Гуляш в формате @name_goulash_bot, где вместо name - название вашей компании.
У бота обязательно должен быть доступ к чтению сообщений (настраивается владельцем бота в @botfather командой /setprivacy – @name_goulash_bot– Disable)
Для удобства можно в названии группы указать наименование филиала
Важно! Сам бот, который добавляем в группы должен быть единым, а вот группы с этим ботом нужно создавать на каждое подразделение.
Шаг 2.
Привязываем подразделение к группе.
Для этого необходимо ввести команду /depX, где X это ID подразделения. ID подразделения можно посмотреть в Справочники -> Подразделения. В левом столбике будет указан ID.
Привязываем подразделение к группе.
Для этого необходимо ввести команду /depX, где X это ID подразделения. ID подразделения можно посмотреть в Справочники -> Подразделения. В левом столбике будет указан ID.
- ТурбоПривязать подразделение может только сотрудник с ролью Goulash.Tech, для этого обратитесь в поддержку, чтобы временно выдали доступ (@SUPP_GOULASH_bot).
Если после введения команды вышла ошибка "Недостаточно прав dep:", то:
- Убедитесь, что вам присвоили должность Goulash.Tech. Проверить можно в личном кабинете вашей учетной записи.
- Необходимо привязать Telegram к вашей учетной записи. Для этого кликните на свое имя в правом верхнем углу и нажмите Подключить Telegram.
Если у вас нет данного поля, то попробуйте отвязать Телеграм от вашей учетной записи и привязать его снова.
Внесение накладных в боте.
После того, как группа-бот создана, можно вносить накладные.
Чтобы начать занесение накладной, необходимо написать слово накладная
Если выйдет ошибка Недостаточно прав dep:Х , то необходимо
Чтобы начать занесение накладной, необходимо написать слово накладная
Если выйдет ошибка Недостаточно прав dep:Х , то необходимо
- Проверить, подключен ли телеграм к учетной записи, с которой пробует сотрудник внести накладную
- Проверить, есть ли доступ у сотрудника к внесению накладных (доступы в ролях в интранете)
- Проверить, добавлено ли это подразделение в карточке пользователя сотрудника, в случае, если в ролях доступ открыт вносить накладные "только свои"
Если все доступы есть, то после ввода накладная отобразится список всех непринятых накладных на подразделении. По факту это список УПД отправленных поставщиками в ЭДО.
Выбираем нужную нам накладную. Очень важно на данном этапе сверить, что количество товара, которое нам отправил поставщик, полностью совпадает с количеством, которое мы принимаем.
Для корректировки или вычерка позиции в накладной вам нужно сначала ввести порядковый номер позиции в накладной, а затем исправленное количество для данной позиции (0 для вычерка).
Далее нужно загрузить скан или чёткое фото накладной. Если данный поставщик отгружает вам поставки без накладной, то загружайте скан маршрутного листа по которому сверяете доставку. Очень важно на данном этапе, проконтролировать, что сделаны и загружены сканы всех страниц накладной.
Нажимаем Закончить. После чего ваша накладная будет отправлена в систему ЭДО. А меню бота предложит вам принять ещё накладную.
В случае, если поставщика нет в списке накладных, вы можете воспользоваться альтернативным списком накладных, нажав кнопку Внести из заявки. Это список накладных поставщиков не участвующих в ЭДО, он формируется исходя из вашей заявки в Гуляше.
Выбираем нужную заявку и загружаем сканы накладной. Нажимаем Закончить.
После этого накладная появится в Отчете по приходным накладным со всеми данными из заявки. В случае, если поставщик не привез какие-либо позиции и вы сделали вычерк, то вам нужно будет вручную отредактировать эту накладную в Гуляше.
После этого накладная появится в Отчете по приходным накладным со всеми данными из заявки. В случае, если поставщик не привез какие-либо позиции и вы сделали вычерк, то вам нужно будет вручную отредактировать эту накладную в Гуляше.
Так же можно внести пустую накладную в Гуляш. Для этого пишем накладная, затем выбираем Внести из заявки и далее - Внести пустую накладную
Для идентификации поставщика введите первые 4 цифры ИНН (либо ИНН полностью), после чего выберите фактическую дату приема поставки.
Воспользоваться внесением пустой накладной можно только в течение 10 дней со дня поставки включительно.
После того как накладная успешно принята, бот вышлет вам ссылку на страницу этой накладной в Гуляше, для её последующей проверки.
Проверка статуса накладных в Гуляше.
Значок Палец вверх зеленого цвета - это значит что УПД, которое отправил нам поставщик, совпадает с тем, что мы приняли через бота и информацией в Гуляше.
Если вы нажмете на значок Палец вверх, то попадёте в меню с информацией о поставщике и филиале получения поставки.
Значок Палец вниз красного цвета - это значит что УПД, которое отправил нам поставщик, отличается от того, что мы приняли через бота и информации в Гуляше. Причины могут быть разные, такие как вычерк/недовоз/брак, так и ошибка в настройках Гуляша.
Если вы нажмете на значок Палец вниз, то попадёте в меню с информацией о поставщике и филиале получения поставки. А так же увидите информацию о позициях по которым идёт расхождение значений.
Если вы видите значок Палец вниз красного цвета и при этом ошибка относится к фасовке. Нужно в номенклатуре закупа добавить ту фасовку, с которой вам поставщик отгрузил поставку.
Значок Часики - это значит что накладная, которую мы приняли через бот не связалась с УПД поставщика. В таком случае нужно обратится к поставщику, чтобы выслал УПД, как только поставщик это сделает, наша накладная, автоматически свяжется с УПД поставщика.
Если это поле пустое, значит поставщик пока не работает по ЭДО.
Гуляш поддерживает функционал автоматического перевода в статус Бухгалтерия. Далее накладную остается только подписать в системе ЭДО, нажав на кнопку Подписать в ЭДО. При ее нажатии накладная будет подписан установленной у вас электронной подписью.
- Если накладная НЕКОРРЕКТНАЯ - данную накладную мы не трогаем! Оставляем её до тех пор, пока поставщик в ЭДО не сделает корректировку, только после этого, проводим ее дальше. Самый простой способ решения проблемы - связаться с поставщиком и попросить отправить его исправленную накладную.
- ТурбоБыло сложно, но мы справились! Переходи к следующей теме — Работа с накладными в SabyDocs (СБИС).
Понравился материал?
Goulash