Настройка, трудоустройство и выплата зарплаты по ТК РФ.
7 мин
Продолжительность урока
Процесс взаимодействия с сотрудниками по вопросам зарплаты включает несколько ключевых этапов: настройка сотрудничества в системе, подключение зарплатного проекта, трудоустройство, ведение графика, создание табеля и выплаты. Ниже описаны основные шаги, которые помогут эффективно наладить это взаимодействие.
Шаг 1. Подключение зарплатного проекта в системе
Зарплатный проект — это функция, позволяющая одновременно отправлять зарплату всем сотрудникам из личного кабинета банка.
Чтобы подключить эту услугу, мы связываемся с представителями банка, которые помогают нам заключить договор на обслуживание зарплатного проекта.
Чтобы подключить эту услугу, мы связываемся с представителями банка, которые помогают нам заключить договор на обслуживание зарплатного проекта.
Зарплатный проект позволяет индивидуальным предпринимателям и компаниям сэкономить на комиссии банкам, автоматизировать выплаты работникам и получить различные бонусы.
Когда вы определились с выбором банка, обратитесь в его отдел по работе с юрлицами и ИП. В некоторых учреждениях также можно оставить онлайн-заявку на услугу.
Уточните с менеджером банка условия зарплатного проекта: количество и вид пластиковых карт, сроки их оформления и условия обслуживания.
Подготовьте необходимые документы. Точный перечень бумаг даст менеджер банка — они могут различаться для разных компаний.
Изучите и подпишите договор на обслуживание.
Уточните с менеджером банка условия зарплатного проекта: количество и вид пластиковых карт, сроки их оформления и условия обслуживания.
Подготовьте необходимые документы. Точный перечень бумаг даст менеджер банка — они могут различаться для разных компаний.
Изучите и подпишите договор на обслуживание.
Компания перечисляет на специальный зарплатный счет общую сумму и формирует ведомость. В ней бухгалтер указывает данные работников, реквизиты карт и виды выплат.
Сервис помогает перевести выплаты без комиссии и сэкономить время на выплаты зарплат сотрудникам. Работодателю не нужно каждый месяц вносить данные о сотрудниках и указывать суммы, если они одинаковые каждый месяц. Достаточно внести информацию один раз, а потом нажать несколько кнопок на сайте банка.
Банк формирует платежные поручения и распределяет суммы для каждого работника.
Сотрудники получают выплаты не наличными в кассе организации, а на пластиковую карту.
После этого банк направляет работодателю отчет о проведенных операциях.
Зарплатный проект можно интегрировать с бухгалтерскими программами и тогда заходить на сайт банка даже не потребуется.
Подключить услугу могут ИП и юрлица, у которых есть хотя бы один сотрудник.
Сервис помогает перевести выплаты без комиссии и сэкономить время на выплаты зарплат сотрудникам. Работодателю не нужно каждый месяц вносить данные о сотрудниках и указывать суммы, если они одинаковые каждый месяц. Достаточно внести информацию один раз, а потом нажать несколько кнопок на сайте банка.
Банк формирует платежные поручения и распределяет суммы для каждого работника.
Сотрудники получают выплаты не наличными в кассе организации, а на пластиковую карту.
После этого банк направляет работодателю отчет о проведенных операциях.
Зарплатный проект можно интегрировать с бухгалтерскими программами и тогда заходить на сайт банка даже не потребуется.
Подключить услугу могут ИП и юрлица, у которых есть хотя бы один сотрудник.
Шаг 2. Настройка зарплаты в системе
Для начала работы с сотрудниками необходимо правильно настроить систему расчета заработной платы. Это нужно чтобы система учитывала почасовую оплату, премии за выполнение целевых показателей, автоматически вычитала цеховое питание.
Для этого следуйте пошаговой инструкции, доступной по ссылке:
Настройка зарплаты
Для этого следуйте пошаговой инструкции, доступной по ссылке:
Настройка зарплаты
Шаг 3. Трудоустройство
Процесс трудоустройства состоит из нескольких этапов:
Предоставление реквизитов
Кандидат предоставляет администратору свои банковские реквизиты для получения выплат. По эти реквизитам будут производиться перечисления.
Заключение договора:
Администратор помогает заключить договор, который регулирует отношения между компанией и сотрудником. В этом договоре указаны условия труда, ставки заработной платы и дополнительные ключевые показатели эффективности (KPI).
Сканирование документов
Сканирование необходимых документов: Администратор собирает и сканирует все документы. При необходимости чтобы вернуться к ним.
Создание учетной записи в системе Гуляш
Учетная запись пользователя — это запись, в которой хранится вся необходимая информация в системе Гуляш.
Чтобы создать нового пользователя, перейдите в раздел: Пользователи > Добавить пользователя.
Чтобы создать нового пользователя, перейдите в раздел: Пользователи > Добавить пользователя.
Администратор заполняет все необходимые поля во вкладке "Операции":
- Биометрия: добавляем отпечатки пальцев, чтобы сотрудники могли отмечать свое время прихода и ухода.
- Документы: загружаем паспорт, документы о гражданстве, ДМС (добровольное медицинское страхование), ОМС (обязательное медицинское страхование), чек патента и регистрацию.
- Официальное трудоустройство: указываем дату, сумму зарплаты и с какого юрлица/ип производится оплата.
Предоставление доступа:
Администратор предоставляет сотруднику логин и пароль, которые были указаны при заполнении информации в системе Гуляш. С помощью этих данных сотрудник сможет входить в систему Гуляш на планшетах и компьютерах.
Шаг 4. Добавление сотрудника в зарплатный проект.
Перейдите в личный кабинет банка, выберите раздел зарплатного проекта и вручную добавьте сотрудника.
Для заполнения вам понадобятся следующие данные:
Для заполнения вам понадобятся следующие данные:
- Для резидентов РФ: ФИО, БИК и расчетный счет.
- Для нерезидентов РФ: дополнительно укажите номер трудового договора и гражданство.
Шаг 5. Ведение графика
На основе Графика работы формируется табель учета рабочего времени и рассчитываются суммы оплаты. Составляем график например в Эксель и проставляем его в Гуляш. Для удобства лучше заполнять сразу на весь расчетный период.
Поставить сотрудника в график можно через Работа сотрудников > График работы и нажав на поле с пустой ячейкой.
Подробную информацию об учете рабочих часов и графике работы можно найти в этой статье
Подробную информацию об учете рабочих часов и графике работы можно найти в этой статье
Проверка актов списания:
В день выдачи заработной платы необходимо проверить, что все акты списания находятся в статусе «Бухгалтерия». Это подтверждает, что система Гуляш учла списание и учтет его при расчете вычета из зарплаты. Убедитесь в этом перед формированием платежной ведомости.
Для проверки переходим в Товароборот > Отчет по списаниям.
Для проверки переходим в Товароборот > Отчет по списаниям.
Шаг 6. Корректировка табеля
На этом этапе необходимо скорректировать табель учета рабочего времени. Эти данные будут использоваться в платежной ведомости, поэтому важно быть особенно внимательным.
Убедитесь, что информация о часах работы, премиях и удержаниях актуальна и правильна.
Убедитесь, что информация о часах работы, премиях и удержаниях актуальна и правильна.
Дополнительно можно настроить чтоб сотрудник не смог отмечаться если он не стоит в графике работы в Гуляше.
Как скорректировать часы в Гуляш?
Корректировать часы можно только при наличии хотя бы одной отметки о приходе. Если отметок нет, вопрос решается через начисление премии. После проверки премий, надбавок и удержаний можно переходить к следующему этапу.
Как настраивать и выплачивать премию, рассказываем здесь.
Как настраивать и выплачивать премию, рассказываем здесь.
Для того чтобы скорректировать часы проходим путь: Работа сотрудников > Календарь рабочих часов.
Нажимаем на время (синим шрифтом). Это значит у сотрудника сегодня есть смена.
Нас переадресовывает в Журнал - прихода ухода сотрудников. Выбираем период, дополнительно можем выбрать фильтры. Нажимаем Сформировать.
Нас переадресовывает в Журнал - прихода ухода сотрудников. Выбираем период, дополнительно можем выбрать фильтры. Нажимаем Сформировать.
Далее нажимаем на карандаш, чтобы перейти к редактированию.
В поле "Новое время" введите нужное значение. А также можно указать причину. Затем нажмите кнопку Сохранить.
После внесения изменений время обновится в поле "Новое время".
- Готово!
Шаг 7. Формируем проверенный табель.
Формируем табель для этого переходим в Работа сотрудников > Календарь рабочих часов
Нажимаем на выгрузить в Excel. Скачиваем файл.
Шаг 8. 1с Бухгалтерия
Проверьте, чтобы все суммы к выплате в табеле сотрудников были положительными. Скачанный файл перенесите в Google Таблицы, где настроены все формулы, чтобы правильно подготовить данные для 1С. Затем верните файл обратно в формат Excel.
Передайте откорректированный файл сотруднику, работающему в 1С, для создания реестра в формате XML. Этот сотрудник через 1с передает информацию в госорганы о всех выплатах и налогах.
Передайте откорректированный файл сотруднику, работающему в 1С, для создания реестра в формате XML. Этот сотрудник через 1с передает информацию в госорганы о всех выплатах и налогах.
После этого можем перейти к выгрузке ведомости.
Шаг 9. Загрузка платежных ведомостей в Гуляш
Необходимо загрузить (создать) платежные ведомости в систему Гуляш. Для этого следуйте: Зарплата > Загрузить зарплатные ведомости.
Заполните все поля, выберите период оплаты и укажите ответственного. Прикрепите файл в формате Exсel (это файл нужен для отчетности в Гуляше, а не для оплаты в банке). После этого нажмите кнопку Загрузить.
Проверяем и нажимаем ОК.
Получаем уведомление Ведомость успешно сохранена.
Получаем уведомление Ведомость успешно сохранена.
Теперь переходим к сформированной ведомости.
Зарплата > Загруженные зарплатные ведомости. Нажимаем Загрузить.
Ждем загрузку. После чего в правой части окна нажмите на Действие и выберите опцию "Перевести в статус Новый".
В появившемся окне подтверждения нажимаем кнопку "ОК".
Но может появиться такая ошибка.
- Готово!
Но может появиться такая ошибка.
Это значит, что нужно внести данные о расходах наличкой.
Важно! Для этого должен уже быть создан контрагент Зарплата нал. Чтобы узнать больше о настройке контрагентов, перейдите по этой ссылке.
Переходим в Учет расходов > Внесение данных о расходах наличкой.
Настройте следующие параметры: выберите подразделение, укажите название контрагента и выберите дату платежа. Также введите название.
Выберите тип платежа: наличные. Укажите период и необходимую сумму. Нажмите кнопку Создать.
Вернитесь в Загруженные платежные ведомости.
Снова нажмите на кнопку Перевести в статус Новый. Убедитесь, что статус изменился с "Создан" на "Новый".
Нажмите на кнопку Разрешить выдачу денег (она будет вместо перевести в статус Новый), чтобы подтвердить действие.
В поле "Разрешение на выдачу денег" изменится значение на "Да". Теперь вы сможете произвести выплату наличными через Биосмарт.
Шаг 10. Выплаты
Выдача денег наличными через Биосмарт/сканер штрих кодов
Это выплата осуществляется путем прикладывания пальца/скана штрихкода и получения наличных.
Чтобы выдать зарплату, заходим в Зарплата > Выдать заработную плату.
Чтобы выдать зарплату, заходим в Зарплата > Выдать заработную плату.
Откроется окно, в котором необходимо отсканировать штрих код/отпечаток через биосмарт.
После сканирования, появится таблица, нажимаем на “Выдать”
Откроется окно с расчетом заработной платы сотрудника. Выдаем сумму из столбца “Итого ЗП”.
После выдачи зарплаты необходимо еще раз отсканировать штрих-код или отпечаток пальца через биосмарт.
На экране появится таблица «Зарплата выдана».
При повторном переходе в раздел зарплаты пользователя будет видно, когда и кем была выдана зарплата.
Оплата через расчетный счет
Эта выплата осуществляется путем перевода средств с баланса предприятия на баланс сотрудника. Баланс в данном случае — это расчетный счет.
Чтобы провести такую операцию, сначала нужно создать платежное поручение. Это документ, который подтверждает наше обязательство оплатить указанную сумму банку.
Для этого перейдите в Учет расходов > Создание платежного поручения.
Чтобы провести такую операцию, сначала нужно создать платежное поручение. Это документ, который подтверждает наше обязательство оплатить указанную сумму банку.
Для этого перейдите в Учет расходов > Создание платежного поручения.
Заполните все необходимые поля и нажмите кнопку Сохранить.
Затем перейдите в раздел Отчет по платежным поручениям.
Установите фильтры:
Затем перейдите в раздел Отчет по платежным поручениям.
Установите фильтры:
- подразделение,
- контрагент «Зарплата»
- статус «Подписан».
Установите галочки напротив тех, кому нужно произвести оплату. При необходимости измените расчетный счет банка, с которого будете оплачивать. Затем нажмите кнопку «Выгрузить выбранные платежные поручения».
Начнется скачивание файла в формате XML, который нужно будет загрузить в личный кабинет банка.
Подписание операций и отправка денег через личный кабинет банка
- Зайдите в личный кабинет вашего банка, чтобы управлять финансовыми операциями.
- Загрузите скачанный файл в формате XML в кабинет банка.
- Перейдите в раздел зарплатного проекта и подпишите выплату. Это подтвердит ваше согласие на проведение транзакций, и одним нажатием кнопки оплата будет произведена всем сотрудникам одновременно за счет подключенного зарплатного проекта.
- После подписания все операции будут обработаны, и деньги переведутся с вашего счета на счета сотрудников. Убедитесь, что все суммы и реквизиты указаны правильно, чтобы избежать ошибок.
Загрузка ведомостей в СУ:
- Скачайте выписки из личного кабинета банка в систему Гуляш. Это необходимо, чтобы ведомости перешли в статус «Оплачен». Подробности вы можете найти здесь.
- ТурбоНе простая тема, но мы справились.
Понравился материал?
Понравилось?
Переходим к следующей теме!
Goulash